Avec ESBD et Sogeti Luxembourg, Grand Thornton a mis en œuvre la solution informatique d’échange de documents Go Anywhere. La société, qui propose notamment des services RH, permet à ses clients de distribuer plus facilement des informations confidentielles et sensibles auprès de chacun de leurs collaborateurs. Le tout en offrant un très haut niveau de sécurité. A la clé, gain de temps, d’argent et d’efficacité.

Par Sébastien Lambotte

Conseillé et accompagné par Sogeti Luxembourg et ESBD, Grant Thornton s’est dotée d’une solution sécurisée d’échanges et de distribution des documents numériques. Elle lui a permis d’épargner beaucoup de temps tout en améliorant la communication entre les parties. « Parmi les services offerts à nos clients, il y a notamment l’établissement et la distribution des fiches de salaire de leurs collaborateurs. Jusqu’à présent, ces fiches étaient essentiellement imprimées et distribuées par voie postale, expliqueJean-Philippe Franssen, Partner Human Resources and Payroll Services au sein de Grant Thornton Weber & Bontemps à Luxembourg (en photo). Dans un contexte de numérisation de l’activité, nous avons donc cherché une solution qui permettrait à tout un chacun de disposer de sa fiche de paie sur un portail web sécurisé. La solution Go Anywhere, préconisée par Sogeti Luxembourg, a répondu à nos besoins en la matière. »

Des économies, entre autres avantages

La numérisation des échanges de documents constitue une belle opportunité. Il suffit de considérer l’économie réalisée, de l’impression des fiches de paie à l’achat des timbres-poste nécessaires à leur envoi, quand on sait qu’un seul client de Grant Thornton peut compter jusqu’à 600 collaborateurs. Au niveau de la main-d’œuvre nécessaire à la mise sous enveloppe ou celle liée à la gestion des retours de courrier, le temps gagné est tout aussi significatif. « Désormais, nous pouvons générer et distribuer plus d’un millier de fiches de paie en moins de cinq minutes. Il suffit simplement d’appuyer sur un bouton, commente Thomas Stephanov, responsable software & development au sein de la structure. Cela permet d’importants gains de temps et de productivité, qui bénéficient à tous. »

Aux économies que la digitalisation des échanges permet de réaliser, il faut aussi ajouter d’autres avantages auxquels accèdent les clients. « Chaque collaborateur dispose désormais d’un espace personnel sécurisé, accessible à toute heure du jour et de la nuit, au sein duquel il peut retrouver tous ses documents, précise Jean-Philippe Franssen. Les données sont archivées et protégées. Les accès peuvent être facilement retracés. Il est beaucoup plus difficile de perdre un document. Dans les échanges entre le client et ses collaborateurs, tout est beaucoup plus simple et efficace. »

Une solution simple à mettre en œuvre

Grant Thornton met la plateforme directement à la disposition de ses clients, qui peuvent aussi l’utiliser pour échanger d’autres documents avec leurs collaborateurs. Au niveau de la gestion RH, par exemple, elle facilite la gestion des évaluations. D’autres départements peuvent l’utiliser pour échanger d’autres fichiers qui exigent un haut niveau de sécurité.

Si Grant Thornton a choisi cette solution, c’est parce qu’elle était accessible, facile à mettre en œuvre et qu’elle offrait toutes les garanties en matière de sécurité. « Nous avons cherché et choisi une solution qui puisse répondre à nos besoins internes, précise Thomas Stephanov. La solution que nous a proposée ESBD peut être mise en place en une ou deux journées. Elle est opérée depuis nos serveurs, au Luxembourg. Surtout, elle offre toutes les garanties en matière de sécurité, comme l’ont démontré les interventions d’auditeurs externes, dont la mission a été de tenter de mettre à mal le cryptage ou de le contourner… En vain. »