Si notre monde continue de se digitaliser à vitesse grand V, de nombreux documents nécessitent encore une signature pour valider un accord. C’est d’ailleurs toujours le cas lorsque l’on opte pour la souscription en ligne, qu’il s’agisse du domaine bancaire, du secteur de l’assurance ou encore de biens immobiliers : le contrat n’est pas scellé tant que l’encre du stylo n’est pas entrée en contact avec le document papier. Dès lors, comment combiner la vélocité et flexibilité des solutions digitales avec la tradition et la sécurité de la signature ?

Syngrafii apporte une réponse novatrice. La société canadienne développe plusieurs solutions supportées et labellisées par EBRC, le spécialiste de la gestion de l’information sensible, depuis son centre de services IT luxembourgeois, au cœur de l’Europe digitale. Via le brevet « Syngrafii Signature Solutions » et en tirant profit de toutes les capacités technologiques apportées par le cloud, la société permet à ses utilisateurs de signer des documents à distance en garantissant une authenticité et une sécurité optimales.

De l’art aux transactions business

La création de la société canadienne et de sa solution originelle remonte à 2004, dans un tout autre contexte et pour une utilisation bien différente de celle qui en est faite aujourd’hui. En effet, le « LongPen » est le fruit de l’imagination de Margaret Atwood, auteure de plusieurs best-sellers dont notamment « The Handmaid’s Tale : La Servante écarlate ». Le roman a par ailleurs été récemment adapté pour le petit écran. Il y a maintenant plus de 14 ans, elle s’est mise à la recherche d’une technologie lui permettant de dédicacer ses ouvrages de manière personnalisée… depuis le confort de son appartement, pour le plaisir de ses lecteurs partout dans le monde.

Quelques années plus tard, la solution évolue vers la sphère B2B, se basant sur l’innovation dite du «Long Pen» pour devenir une plateforme de signature électronique hébergée dans le cloud, à la fois sécurisée et respectant la législation en vigueur. L’ingéniosité de la solution permet de disposer des mêmes valeurs probantes qu’une signature classique « à l’encre sur papier », combinée à une signature dématérialisée digitale, dont Syngrafii assure avec EBRC la sécurité et l’authenticité. Cette solution séduit déjà de  nombreuses sociétés dont les établissements financiers qui, s’ils donnent à leurs clients et partenaires la possibilité de souscrire en ligne dans un premier temps, les obligent à se rencontrer physiquement afin de vérifier leur identité et officialiser l’opération par une signature manuscrite. Paradoxe dans une société toujours plus connectée et numérique.

« Le LongPen offre la possibilité d’apposer sa signature sur un document physique à distance. La solution Syngrafii sPaper consiste quant à elle en différentes réponses aux challenges de signatures électroniques prenant en compte les requêtes des départements compliance, tout en bénéficiant de la rapidité et instantanéité du réseau Internet »,explique Kevin Carey, Director of Business Development. Et de poursuivre : « Aujourd’hui, dans un monde toujours plus digitalisé, le seul et unique marqueur biométrique qui ne peut être copié sans permission préalable est la signature authentique « à l’encre sur papier » d’un individu ». Pour le responsable commercial, les empreintes digitales ne permettent pas une sécurité optimale, comme de nombreux exemples l’ont déjà démontré.

Selon l’étude « Global Forecast to 2021 » publiée par Markets and Markets, le marché de la signature électronique pourrait atteindre les 2,65 milliards de dollars d’ici à 2021, créant de nombreuses opportunités pour les experts et startups innovantes. Ce qui permettrait de réduire drastiquement l’empreinte carbone – en limitant les coûts logistiques – et ainsi de travailler à la préservation de notre environnement.

Une présence au Luxembourg pour sécuriser et garantir la disponibilité des données

Potentiellement, toutes les industries nécessitant une signature, de la logistique ou mouvement de biens et de personnes au secteur bancaire, quel que soit leur business model, peuvent bénéficier de ces innovations, avec la possibilité de les intégrer directement aux processus d’onboarding ou aux logiciels CRM. Car en effet, sécurité et confiance sont essentielles au sein des secteurs dans lesquels évolue Syngrafii. C’est pour répondre à ces prérequis, ainsi que pour stocker ses données – et garantir leur accessibilité – que la société basée à Toronto a fait appel à l’expertise d’EBRC, au Grand-Duché du Luxembourg.

Comme le souligne Eric Strong, VP Sales : « Pour répondre à toutes les règles de compliance et de gouvernance, Syngrafii capte et doit gérer un large nombre de données. De plus, il est possible d’enregistrer des échanges via la vidéo en les intégrant directement aux documents contractuels. » Avant cela, des emails sont échangés, appuyés par des notifications envoyées via téléphone portable, permettant une double authentification, à laquelle est ajoutée une copie des papiers d’identités des différents signataires. Chaque action et modification du document, ainsi que tous les allers-retours entre les différentes parties prenantes sont enregistrés et stockés. Gage de sécurité et d’authenticité, respectant ainsi les standards désormais exigés par les clients et les institutions publiques. « Le temps passé sur chaque page, le fait de parapher le document, l’ajout d’une partie de texte ou même d’une note de bas de page, mais aussi les données de géolocalisation sont enregistrés dans la Singrafii MasterFile », ajoutent les deux experts de la signature électronique et digitale.

Opérées et sécurisées dans les Data Centres Tier IV d’EBRC, les données critiques accumulées par la solution de Syngrafii bénéficient de l’expérience EBRC en cyber-résilience. « La protection des données sensibles constitue notre core business et Syngrafii constitue pour nous un partenaire international particulièrement innovant, qui requiert un haut niveau de sécurité »,affirme Yves Reding, CEO d’EBRC. « Le Luxembourg, et plus précisément EBRC, nous sont apparus comme un choix naturel, précisent Eric Strong et Kevin Casey, de par leur expérience à gérer et à protéger les informations sensibles avec des infrastructures à la pointe. » Selon les deux experts, il serait impossible pour Syngrafii de se développer sereinement sur le Vieux Continent, sans l’appui et le support d’EBRC.

Ils décrivent également le Luxembourg comme friand d’innovation, dynamique et réactif, grâce notamment à la proximité et la flexibilité de son gouvernement et des régulateurs. En plus de travailler main dans la main avec le spécialiste luxembourgeois de la gestion de l’information sensible, Syngrafii collabore avec LuxInnovation, l’agence contribuant au développement économique du Luxembourg en alimentant la croissance internationale et en attirant des sociétés et investisseurs étrangers sur le territoire grand-ducal.

Enfin, la société canadienne observe attentivement l’évolution de la technologie blockchain, qui permet également de garantir l’authenticité de documents et autres « smart contracts », tout en ajoutant un niveau de sécurité. « Pour l’heure, notre mission est de mettre à disposition de tous les solutions innovantes, sécurisées et uniques apportées par Syngrafii, mais surtout de permettre aux clients et partenaires d’atteindre un niveau supérieur en termes de compliance et gouvernance. Ces solutions vont des signatures digitales et électroniques, à la possibilité d’apposer à distance sa véritable signature sur un document : elles visent à servir toutes les industries dans un contexte toujours plus digital et dans lequel les réglementations n’ont de cesse de mettre en avant et de garantir la protection des données»,concluent Eric Strong et Kevin Casey, qui misent plus que jamais sur la combinaison du physique et du digital, définissant de nouveaux standards dans l’environnement actuel.