De gauche à droite : Yannic Langlois, chargé de mission, référent agile – Foyer Assurances / Remy ELS , Directeur des Systèmes d’Information – Foyer Assurances & Sylvain Chery, Directeur associé – Agile Partner

Le chemin vers l’agilité est un changement profond nécessitant un avancement progressif avec des impacts managériaux, organisationnels et également techniques. L’ambition de Foyer était de donner le temps d’intégrer ces changements pour en tirer les bénéfices tout en limitant les risques de déstabiliser le fonctionnement des opérations. La priorité est d’apporter de la valeur au Groupe et à ses clients tout en respectant les priorités stratégiques fixées par le Comité Exécutif.

Les enjeux étaient de mieux répondre aux besoins des métiers et de s’adapter rapidement à la dynamique du marché. Il était important de révéler que l’agilité, en complément de l’UX Design, allait permettre à l’IT de livrer activement des solutions pertinentes et centrées utilisateurs en limitant l’effet « tunnel » de projets qui pouvaient tirer en longueur.

EXPÉRIMENTATION

2016
« L’objectif premier de Foyer était de livrer des projets en les découpant en incréments de 3 à 6 mois. Pour que chaque incrément apporte de la valeur tout en optimisant l’expérience utilisateurs, nous avons rapproché l’IT, les métiers et nos UX Designers », explique Remy Els, Directeur des Systèmes d’Information chez Foyer Assurances.

« Nous avons décidé d’expérimenter le Framework Scrum pour le développement d’un nouveau produit. Le périmètre de l’expérimentation était bien circonscrit mais les enjeux se devaient d’être suffisamment forts pour que les résultats soient significatifs. Nous avons confié ce rôle de Scrum Master à Agile Partner avec le mandat de faire de l’équipe projet une équipe Agile performante. »

Avec une visibilité régulière sur l’avancement des projets, tout s’est bien déroulé : en faisant quelques compromis sur le périmètre, le MVP a été livré dans les délais impartis, la qualité du produit a été très appréciée. Toutes les parties prenantes étant satisfaites de cette nouvelle approche, Foyer a ainsi intégré l’agilité à son référentiel de conduite de projet et décidé d’adopter ce mode plus largement.

POLLINISATION

Afin d’étendre l’adoption du mode Agile dans les équipes de réalisation, Foyer a dû investir dans la formation des équipes et les réunir autour d’un même projet, tant côté IT que côté métier.

2017
« Nous avons élaboré et déployé, en collaboration avec Agile Partner, un programme de formations avec des bases communes et des sessions spécifiques en fonction des différents rôles (Scrum Master, Product Owner). En complément de ces formations, nous avons mandaté Agile Partner pour l’accompagnement des équipes et permettre à chaque personne de s’approprier ce nouveau rôle dans la pratique. Rapidement nous constations que l’approche Scrum ne convenait pas totalement à toutes les équipes et Agile Partner nous ont amené à intégrer l’approche Kanban pour enrichir notre référentiel », détaille Remy Els.

Dès lors qu’une dizaine d’équipes de réalisation étaient embarquées dans ce nouveau modèle, Foyer a réalisé des optimisations ciblées afin d’éviter tout risque de tensions. Dans cette lancée, le processus de gestion du portefeuille de projets a été repensé. Pour cela, Agile Partner a proposé plusieurs pistes de réflexion et a continué d’accompagner son client dans la construction d’une solution bien adaptée à son contexte : le Portfolio Kanban. C’est une courroie de transmission entre le Comité Exécutif et les équipes de réalisation ; cette instance est chargée d’aligner toutes les parties prenantes IT et métiers sur des priorités communes qui découlent directement de la stratégie définie par le Comex. Avec la mise en place d’un tableau permettant de visualiser tous les projets en cours et à une collaboration étroite avec les personnes clés, le Portfolio Kanban permet de gérer la complexité des dépendances entre les équipes tout en permettant la prise en compte des imprévus.

L’ensemble de ces dispositifs ont contribué à livrer plus vite et régulièrement des solutions adaptées aux besoins des clients, agents et utilisateurs internes.

«L’état d’esprit Agile s se diffuse maintenant dans toute l’organisation, pour le bénéfice de tous ! »

AUTONOMISATION : GÉNÉRALISATION AU-DELÀ DE L’ÉQUIPE

2018
Toutes les équipes de réalisation sont passées en mode Agile. Les coaches d’Agile Partner les accompagnant dans la montée en maturité et vers une autonomie dans cette nouvelle approche de livraison des projets. Avec la création, entre autres, d’indicateurs de maturité, des communautés de pratique des Scrum Masters, des Product Owners et des DevOps, les équipes montaient en puissance. AP a également travaillé avec les équipes de production IT et d’infrastructure IT afin de les onboarder dans la démarche.

Une attention particulière a été mise sur les grandes responsabilités du rôle de Product Owner : il améliore la collaboration entre l’IT et les métiers afin de concentrer les efforts communs dans la même direction. Un accompagnement spécifique peut être requis, en impliquant les RH, afin d’intégrer la définition de ce rôle dans l’écosystème global de l’entreprise.

Puis, en perfectionnant son Portfolio Kanban, Foyer a géré la transversalité et fluidifié la collaboration entre équipes pour  améliorer encore le time-to-market.

TRANSFORMATION – STABILISATION

2019
« Nous réorganisons nos équipes pour nous adapter aux évolutions du système d’information devenu de plus en plus modulaire. Une démarche accompagnée par Agile Partner afin de faire émerger un processus de conception et de réalisation de nouveaux composants du SI », explique Remy Els.

La mise en place d’une instance de planification mensuelle regroupant tous les Product Owners et Scrum Masters a également contribué à améliorer la gestion des dépendances.

« L’agilité ayant fait ses preuves pour les solutions digitales, nous avons alors décidé d’expérimenter la conception d’un produit d’assurance en mode Agile. La prise en compte des feedbacks tôt dans le processus de création nous a permis de nous adapter rapidement au besoin des clients et utilisateurs et d’optimiser l’efficacité du produit livré », précise Remy Els.

ADAPTATION

2020
Année charnière marquée par la pandémie, le confinement puis un mode de travail en semi-présentiel. Dans un contexte très incertain et perturbé, Agile Partner a assisté les équipes afin de maintenir la conception des projets dans un cadre collaboratif adapté aux contraintes du travail à distance.

L’adoption des outils de collaboration à distance s’est faite très rapidement, AP animait de nombreux ateliers en ligne et a transmis ce savoir-faire à son client. A distance, ces ateliers lui ont permis de veiller à garder une efficacité de travail sensiblement identique à celle qu’il avait en présentiel.

Sur le périmètre IT, et en particulier sur la manière de lutter contre la dette logicielle, les coaches Agile ont concentré leurs efforts sur l’excellence technique au sein des équipes de réalisation, indispensable pour garantir la robustesse et la maintenabilité des solutions développées en mode Agile.

Sur le périmètre métiers, il s’agissait de faciliter le travail de segmentation des équipes, d’accompagner les équipes opérationnelles business dans la conception de produits et de parcours client et de contribuer à améliorer ainsi les processus transverses en mode collaboratif.

L’état d’esprit Agile se diffuse maintenant dans toute l’organisation, pour le bénéfice de tous !

CONCLUSION

5 ans après avoir entamé un travail de fond sur l’Agilité au sein du Groupe Foyer, le bilan est très positif. Les équipes continuent d’innover et de renforcer leur position de leader sur le marché local.

Le mandat donné aux coaches Agile a évolué au fil des années, step by step, pour garder en vue cet objectif initial commun : modifier la manière de concevoir les projets, livrer plus activement sans toutefois risquer de perturber le fonctionnement des opérations.

Par la montée en compétence progressive des rôles clés et des équipes, l’accompagnement Agile a été complémentaire aux formations initiales. Les formateurs devenaient à leur tour accompagnants (sachant-coach), ce qui a contribué à faciliter le transfert de connaissances et de compétences.

La neutralité de coaches externes dans une telle transformation est un véritable atout : en plus d’un regard neuf sur l’organisation, les personnes qu’ils ont accompagnées leur ont accordé plus facilement une confiance et une liberté de parole. « Globalement, nous avons instauré une relation de confiance avec Agile Partner, ce qui leur a amené une grande liberté d’action et d’initiative dans la gestion de ce changement profond de notre organisation de travail. Aujourd’hui, c’est un pari réussi. Nous avons maintenant un haut niveau d’agilité dans l’ensemble du Groupe. Notre défi est maintenant de maintenir ce niveau et de continuer à progresser avec les changements de personnels (arrivées, départs, évolutions de carrière) qui sont le quotidien de toute entreprise. En somme, il s’agit d’ancrer durablement l’agilité dans notre culture d’entreprise. » conclut Remy Els.