Michel Carette, Elgon | Kenza Bouzouraa, Elgon | Claude Weber, CGIE | Daniel Weiler, CGIE

A travers son Centre de gestion informatique de l’éducation et avec l’aide d’Elgon, le Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse a déployé la solution cloud de Microsoft afin de la mettre au service des besoins de 120.000 utilisateurs, enseignants et étudiants, du fondamental et du secondaire.

Dans une société de plus en plus digitale, l’éducation doit pouvoir s’appuyer sur des technologies adaptées et donner aux utilisateurs les moyens de s’exprimer à travers elles. C’est l’un des souhaits exprimés par le Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse luxembourgeois à travers le programme Digital 4 Education.

« Nous souhaitions mieux partager les informations au travers d’outils de communication et de collaboration performants tout en accédant à ces solutions quel que soit le device utilisé, Office 365 était la réponse à nos besoins. » Daniel Weiler, directeur du Centre de gestion informatique de l’éducation.

Dans ce contexte, le Centre de gestion informatique de l’éducation (CGIE ) veille à donner, aux enseignants comme aux étudiants, un accès à des solutions performantes et innovantes. « Les besoins sont nombreux, explique Daniel Weiler. Le premier réside certainement dans la possibilité de mieux partager les informations tels que les documents entre enseignants, entre enseignants et étudiants ou encore entre étudiants. Nos utilisateurs souhaitent aussi disposer d’outils de communication et de collaboration performants. D’autre part, compte tenu de la transformation des modes de consommation digitale, il nous faut désormais pouvoir assurer l’accès à ces solutions quel que soit le device utilisé.» poursuit Daniel Weiler.

Par le passé, le CGIE a déployé ses propres plateformes de collaboration et de communication. Depuis 2014, c’est la solution cloud de Microsoft, Office 365, qui a été privilégiée pour répondre aux besoins de ses utilisateurs. « Aujourd’hui, à notre échelle, et malgré notre réelle capacité à innover, il est difficile de suivre l’évolution technologique portée par les géants du secteur digital. Pour satisfaire aux nouveaux usages, nous devons donc travailler avec les acteurs majeurs comme Microsoft, Amazon Web Services ou Apple. Dans ce contexte, Microsoft Office 365 constituait une solution adaptée à nos exigences. »

La solution Office 365 de Microsoft, qui a été déployée avec l’aide de la société informatique Elgon, est une belle boîte à outils. Elle apporte des réponses à l’ensemble des besoins des étudiants et enseignants, besoins qui évoluent avec le temps. Elle offre à chaque utilisateur une boîte mail et, à travers OneDrive, un espace de stockage de 5 Terabytes. « Cela n’est en rien comparable avec les 2 Gigas d’espace que proposait la solution précédente, commente Claude Weber, chef de projet au sein du CGIE. Au-delà de la boite mail et de l’espace de stockage, les utilisateurs peuvent accéder à l’ensemble des outils de la suite Office au départ de leur seul identifiant. Cet écosystème permet aux enseignants de partager des cours entre eux ou encore des exercices avec des étudiants. Des groupes peuvent se former autour de projets particuliers à travers une plateforme collaborative dédiée et sécurisée. » Le grand avantage offert par Office 365 réside dans le fait que le produit est portable. On peut y accéder quel que soit le device ou le système d’exploitation, sur un ordinateur, une tablette ou un mobile. « En outre, c’est un produit qui vit, qui évolue en permanence, avec des mises à jour régulières », assure Daniel Weiler.

La mission de Microsoft dans l’éducation est de donner à chaque étudiant et chaque enseignant les moyens de se dépasser. Benjamin Nizet, responsable Microsoft Education Luxembourg

« L’utilisation de services cloud comme Office 365 ou Azure permet d’accélérer la transformation digitale de l’éducation. Le monde de demain exigera de nos élèves et enseignants des compétences nouvelles, et c’est notre devoir de leur fournir de nouveaux moyens de créer et de partager de manière totalement inédite ; d’enseigner et d’apprendre par l’exploration ; de s’adapter aux besoins de chacun en matière d’apprentissage » commente Candi Carrera, Country Manager, Microsoft Luxembourg.

« Avec l’aide d’Elgon, la solution a été mise en œuvre en moins de trois mois. » Michel Carette, consultant et expert en gestion des Identités, Elgon

Le déploiement d’Office 365 a débuté au début des congés scolaires et la solution était opérationnelle pour la rentrée académique. « La solution a été mise en œuvre en moins de trois mois, explique Michel Carette, consultant et expert en gestion des Identités au sein de la société Elgon, partenaire de Microsoft au Luxembourg. L’un des principaux défis résidait dans la gestion des identifiants de chaque utilisateur, avec la nécessité de faire correspondre les identités enregistrées au sein de la solution avec celles inscrites dans la base de données du ministère. Sur une population de 120.000 utilisateurs, les éléments composant l’identité de chacun (année d’étude, école, classe, affectation) évoluent régulièrement. Elgon a donc mis en place un outil de synchronisation des Identités entre les deux registres avec un développement personnalisé pour répondre à ces besoins de changement constant des informations d’identités et de sécurité afin d’éviter tout problème. » Au-delà de ce défi, la configuration de la solution a essentiellement portée sur les droits d’accès et le paramétrage automatique de certaines applications.

« Notre challenge au quotidien est de montrer l’étendue des possibilités de créer de la valeur ajoutée à l’enseignement. »

Pour encourager l’usage d’outils digitaux, il ne suffit pas de les rendre disponibles. « L’autre défi réside dans la sensibilisation des enseignants et, via eux, des étudiants quant aux opportunités offertes. Notre challenge, au quotidien, est de leur montrer l’étendue des possibilités de créer de la valeur ajoutée à leur enseignement », explique Claude Weber. Le CGIE délivre donc très régulièrement des formations dans les établissements répartis à travers le pays. « Nous mettons à la disposition de nos enseignants des outils à partir desquels ils peuvent librement développer leur projet pédagogique, précise Daniel Weiler. Nous devons convaincre sans imposer. Ne fut-ce que pour la boîte e-mail, par exemple, beaucoup d’enseignants étaient réticents à accepter une solution cloud. La migration vers Office 365 des anciennes adresses n’est donc pas obligatoire ni automatique. Mais elle est offerte en Self-Services ; C’est-à-dire que la personne peut initier la migration des anciennes adresses emails de manière autonome. Et suite aux succès de la solution, toutes les nouvelles boîtes-aux-lettres sont créées dans le cloud. Pour les autres enseignants qui ne désirent pas migrer vers le cloud, l’ancienne solution reste fonctionnelle. On constate toutefois que le nombre de migrations augmente avec le temps, au fil des formations, et chaque jour. »

« On dénombre 10 millions de fichiers stockés depuis le lancement d’Office 365, 8.000 utilisateurs actifs et 150.000 fichiers actifs chaque jour. Ces chiffres sont en progression, ce qui démontre l’adoption de la solution au sein du CGIE. » Daniel Weiler, directeur du Centre de gestion informatique de l’éducation

Il suffit de regarder les indicateurs pour se convaincre de la pertinence de l’outil. « On compte quotidiennement 8.000 utilisateurs actifs de la solution mail. Ce qui, pour le secteur, est beaucoup. La croissance de documents partagés est exponentielle, avec 2,5 Terabytes d’espace supplémentaire requis chaque mois. On dénombre 10 millions de fichiers stockés et 150.000 fichiers actifs chaque jour. Tous ces indicateurs sont en croissance et traduisent l’adoption progressive de la solution », se réjouit Daniel Weiler.

Aujourd’hui, l’éducation et l’enseignement disposent d’une solution digitale complète, plus flexible, qui évolue avec son temps. La gestion des licences, dépendant non plus des postes de travail mais des utilisateurs, est grandement facilitée. Le CGIE et Elgon continuent à travailler ensemble pour assurer un suivi de la plateforme. Le prestataire de services informatiques assure notamment le service desk de 2e niveau, compétent pour les problèmes pointus, relatifs notamment à la gestion des identités. « Au niveau du CGIE, nous pouvons désormais concentrer nos efforts sur l’application, développer des outils ou des interfaces à plus haute valeur ajoutée, répondant aux besoins spécifiques de nos utilisateurs », conclut Claude Weber.