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Les processus RH ne doivent pas être les oubliés de la digitalisation
Alors que la digitalisation de l’ensemble des métiers s’accélère, les pratiques, au sein des départements RH, s’avèrent encore souvent archaïques. Grâce aux conseils proactifs de SD Worx, Mediahuis Luxembourg, a considérablement gagné en efficacité à ce niveau, pour le bien de l’ensemble de l’entreprise.
November 16, 2022
Alors que la digitalisation de l’ensemble des métiers s’accélère, les pratiques, au sein des départements RH, s’avèrent encore souvent archaïques. Grâce aux conseils proactifs de SD Worx, Mediahuis Luxembourg, la maison mère du Wort, institution du paysage journalistique luxembourgeois, a considérablement gagné en efficacité à ce niveau, pour le bien de l’ensemble de l’entreprise.
A l’heure où une partie grandissante de la population active peut être considérée comme « digital native » et où les entreprises luxembourgeoises peinent, par ailleurs, à trouver les talents nécessaires au fonctionnement de leur activité, la digitalisation des différents processus à l’œuvre au cœur des organisations paraît indispensable. De nombreux jeunes candidats auraient en effet beaucoup de difficultés à comprendre pourquoi certaines ressources ne sont pas disponibles à distance, pourquoi, somme toute, le travail ne peut pas être effectué de n’importe où. Cet impératif a encore été renforcé durant la crise du Covid, lorsque la majorité des travailleurs ont été contraints de prester depuis leur domicile.
Désormais, cette digitalisation ne concerne toutefois plus seulement les processus opérationnels, ceux qui permettent de fournir les produits ou services qui sont vendus aux clients. Elle doit aussi s’appliquer à d’autres départements, dont le rôle dans la rétention des talents et au service de la santé de l’entreprise n’est plus à démontrer. C’est notamment le cas des ressources humaines qui, bien souvent, fonctionnent encore avec des outils et des processus obsolètes, perdant ainsi considérablement en efficacité.
Analyser les gains potentiels
Institution du paysage journalistique luxembourgeois, le Wort a vécu cette transformation digitale en l’espace de quelques années. Elle a d’abord concerné la production, et notamment l’organisation de sa rédaction, dévolue à la production de contenus digitaux et à la réalisation du journal papier, et ensuite son département ressources humaines. Cette dernière évolution est notamment due à la rencontre des équipes du Wort et de SD Worx. « En 2012, nous pouvions encore compter sur une équipe RH interne, comptant environ 10 personnes, explique Pascal Marchesin, Directeur des ressources humaines de Mediahuis Luxembourg, éditeur du Wort et de nombreuses autres marques médias. Mais en l’espace de quelques semaines, celle-ci a fondu comme neige au soleil, notamment la partie de l’équipe dédiée à la gestion de la paie. Je me suis donc retrouvé en grande difficulté et j’ai lancé un appel aux fiduciaires capables de m’envoyer quelqu’un pour payer les salaires du mois, maîtrisant de préférence notre logiciel dédié. Finalement, c’est SD Worx qui est sorti du lot. »
Si le professionnel envoyé par SD Worx a assuré l’intérim avec brio, il a aussi profité de sa présence pour envisager l’amélioration des processus manquant d’efficacité, notamment à travers le recours à des outils logiciels adaptés. C’est ainsi que Mediahuis Luxembourg a rapidement opté pour Alicia, une solution de gestion de paie créée par SD Worx. « Ce qui est remarquable, c’est que la transition s’est déroulée sans aucun accroc. C’était notre principale demande : ne pas avoir 500 personnes qui nous appellent pour réclamer leur paie ou signaler des erreurs », ajoute le DRH. Au-delà des solutions digitales mises en place, l’entreprise a également souhaité pouvoir compter durablement sur la présence d’un collaborateur de SD Worx dans ses locaux, et ce pour pouvoir répondre aux questions plus complexes que peuvent se poser certains employés. « C’est la même personne depuis le début. Elle connaît donc l’historique de chaque collaborateur. C’est un vrai atout », estime Pascal Marchesin.
La digitalisation de ce processus et le support offert par le consultant de SD Worx ont permis au département RH du Wort de gagner considérablement en efficacité. Les coûts, d’autre part, ont été optimisés, un logiciel réalisant ce qu’un ou plusieurs employés auraient dû faire en temps normal. Enfin, l’entreprise n’a plus à craindre de voir les rangs de son département RH désertés au moment de procéder au paiement des salaires. Un ou plusieurs backups sont toujours disponibles chez SD Worx. Et il y a toujours quelqu’un pour répondre à des questions complexes, comme en mars 2020, lorsque le Covid s’est déclaré et que personne ne savait ce qu’il fallait faire…
Une dynamique d’amélioration continue
L’approche développée par SD Worx se base à la fois sur une grande proactivité, une digitalisation poussée et un accompagnement continu. « Notre premier métier est le payroll, mais nous avons cherché à connecter différents services à cette activité, explique Anne-Lise Demortier, Business Partner, Payroll & HR Solutions au sein de SD Worx. Nous avons tout d’abord un pôle IT, qui nous permet de développer notre propre moteur de paie et de l’adapter rapidement en cas de besoin. Toute une série d’outils peuvent être connectés à cette solution, ce qui évite la double saisie et fait gagner du temps. Le département Tax & Legal, quant à lui, nous offre une grande réactivité par rapport aux évolutions légales et nous permet de former nos clients aux changements majeurs qui surviennent. Le pôle HR Services, enfin, nous donne la possibilité de répondre aux besoins ponctuels – assurer momentanément la gestion de la paie, par exemple – ou plus structurels des clients, comme externaliser la gestion de la flotte de véhicules d’une entreprise. »
Travaillant main dans la main avec ses clients, tel un sparring-partner, SD Worx cherche à améliorer continuellement ses services. De quoi séduire le Wort, qui va bientôt demander au spécialiste RH de gérer les dossiers de formation professionnelle de ses équipes, ainsi que la comptabilisation du temps de travail à travers l’outil Protime. L’entreprise assure toutefois qu’elle prendra la peine de former les collaborateurs plus expérimentés à ces évolutions. Peu habituée à se reposer sur ses lauriers, l’équipe de SD Worx continue quant à elle à aiguiser ses armes. « Notre stratégie est de nous distinguer par la qualité de notre expertise payroll et de nos outils digitaux. Bientôt, SD Worx ne proposera plus qu’une seule plateforme, sur laquelle toutes nos solutions pourront être activées, et à laquelle auront accès à la fois les gestionnaires RH et les employés », conclut Anne-Lise Demortier.