Depuis le début du confinement, OXiane a mis en place une toute nouvelle solution pour continuer son activité de formations à distance.

Après 2 mois d’utilisation, nous avons maintenant une bien meilleure vision du mode de fonctionnement optimal et le constat est sans appel : la solution plaît au marché luxembourgeois et va perdurer même après le confinement pour permettre à nos clients de choisir leur mode d’apprentissage.

Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?

La solution s’appuie sur 2 composants essentiels, un serveur de vidéoconférence pour l’animation du cours et des machines virtuelles pour les travaux pratiques. L’ensemble est accessible au moyen d’un simple navigateur.

Le serveur de vidéoconférence permet bien sûr une communication audio et vidéo fluide, mais il offre en outre des possibilités intéressantes :

• Le « chat », tant public que privé.
• La diffusion de présentations.
• Les annotations d’écran partagées et la prise de notes partagées.
• L’affichage d’un statut utilisateur et les sondages, permettant des interactions simples micros coupés, utile lorsque le groupe est important ou les environnements des stagiaires bruyants (ex. enfants, travaux).
• La création de plusieurs salles de vidéoconférence. Nous en créons une par session de formation (ex. « SpringCore 06-08/04/2020 ») et la supprimons une fois la session terminée.
• La création de « break out sessions » pour les travaux en groupes. Nous utilisons notamment cette possibilité pour les formations à l’agilité et aux soft skills.
• Le partage d’écran. Le formateur peut diffuser une des fenêtres de son poste de travail à la place de la présentation. Il peut utiliser cette possibilité pour montrer un exemple, partager l’écran d’un stagiaire afin que tout le groupe puisse profiter des explications, ou encore diffuser sa présentation depuis son poste en cas de problème d’upload (ex. limite de taille ou erreur à la conversion).
• Chaque formateur doit avoir son compte et ceux-ci peuvent être suspendus et réactivés, un point important lorsque des formateurs externes utilisent notre plateforme.
• Les stagiaires n’ont besoin pour se connecter que du lien de la salle, ce qui simplifie la gestion administrative.

Un test de connexion est organisé avec les stagiaires avant chaque session afin de vérifier l’accessibilité de l’outil avant le début de la formation.

Les principaux problèmes rencontrés à ce stade sont une incompatibilité de navigateur (seuls Firefox et Chrome permettent d’exploiter l’ensemble des possibilités de la plateforme et plus récemment la toute nouvelle version de Microsoft Edge 81.04 basé sur Chromium) et l’utilisation d’un laptop professionnel, les règles de sécurité de la plupart des entreprises interdisant l’utilisation de la vidéoconférence.

Nos machines virtuelles

OXiane est avant tout un Centre de Formation Continue IT et la plupart de nos formations nécessitent donc de faire des travaux pratiques. Nous utilisons à cette fin des machines virtuelles Linux (ou Windows lorsque le thème de la formation l’implique).

Nous utilisons 2 types de VM afin de répondre à toutes les demandes et spécificités de nos formateurs et clients :

• Les VM partagées: un compte formateur et 6 comptes stagiaires. C’est le mode de fonctionnement le plus intéressant à tous points de vue. Il est notamment parfaitement adapté aux formations au développement et assimilées (ex. Java, Angular, SQL, HTML/CSS, Alfresco, etc).
• Les VM mono-utilisateur: une pour le formateur et une par stagiaire. Elle ne sont nécessaires que pour les formations du type Administration (ex. Linux, PostgreSQL, etc), où chaque stagiaire devra installer et configurer le système d’exploitation ou une application.

Si l’utilisation des VM partagées est plus souple et offre plus de possibilités, le formateur peut quel que soit le type de VM prendre la main sur la session d’un stagiaire pour l’aider.

Les VM sont démarrées avant la formation, arrêtées et restaurées après, prêtes à servir de nouveau. Ceci permet d’optimiser la gestion des ressources du serveur et assurer un confort d’utilisation optimal à nos stagiaires.

Des identifiants et mots de passe sont créés pour les stagiaires de chaque session de formation concernée et supprimés à la fin de la formation.

Ici aussi, un simple navigateur permet de se connecter aux VM (même prérequis que pour la vidéoconférence). Les stagiaires n’ont donc rien à installer sur leur propre poste.

Il est en outre possible de se connecter avec un laptop au serveur de vidéoconférence et à la VM avec un ordinateur de bureau doté d’un grand écran afin de pouvoir faire les exercices dans des conditions de confort optimales.

En conclusion, comme vous le constatez, notre solution nous permet dorénavant de confirmer toutes nos formations dans les 2 modes d’apprentissage au même moment, dans notre Centre de Formation à Windhof et de chez vous en Live Virtual Classes, c’est à chaque participant de choisir sa préférence lors de sa commande.