Les entreprises s’exposent au risque d’avoir des documents non réglementaires, selon Ricoh

Les organisations dans le domaine des soins de santé, de […]

September 8, 2011

Les organisations dans le domaine des soins de santé, de l’éducation et des services financiers exposées au risque d’avoir des documents non réglementaires

Les organisations actives dans les secteurs des soins de santé, de l’éducation et des services financiers courent un risque grandissant de perdre leurs documents ou de ne pas être en règle avec les législations en vigueur. C’est ce que montre l’Index de l’Efficience des Processus Ricoh publié récemment. Cette étude, menée par Coleman Parkes Research, se base sur des conversations avec 458 cadres de six secteurs différents en Europe. Il en ressort que 31 pourcent des organisations européennes perdent des documents cruciaux alors que 24 pourcent d’entre elles ne possèdent aucun outil pour traquer et retrouver des informations critiques.

« De par la globalisation et l’évolution rapide de la démographie, les entreprises devront traiter à l’avenir une masse d’information sans cesse grandissante. D’ici 2020, le volume des informations digitales sera 30 fois plus élevé et le nombre de fichiers se multipliera par 60. Pour faire face à cette masse d’information en combinaison avec une culture d’entreprise en pleine métamorphose, une gestion documentaire efficace et en règle avec la législation est d’une importance capitale pour les entreprises dans tous les secteurs et marchés », souligne Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium & Luxembourg.

« L’étude montre cependant que de nombreuses entreprises européennes ne gèrent pas leurs documents de façon optimale, ce qui fait qu’elles ne sont pas préparées à l’avenir », ajoute-t-il.

Il ressort également de l’étude que même des secteurs fortement réglementés courent un risque élevé. Un des répondants de l’étude, responsable IT actif dans le domaine des soins de santé, a dit: « Nous collaborons avec la FDA (Food and Drug Administration) et l’AEM (Agence Européenne des Médicaments), ce qui implique que toutes nos informations doivent être sécurisées – sinon la crédibilité de nos données serait mise en doute. » L’étude monte toutefois que presque un tiers (29 pourcent) des entreprises actives dans le secteur des soins de santé n’ont aucun outil pour traquer leurs informations capitales.

Concernant la vitesse et la sécurité de recouvrement des données, un autre participant, responsable IT du secteur des services financiers, a dit: « De par l’énorme volume des fichiers, il est parfois difficile de retrouver l’information souhaitée. C’est un véritable problème pour nous. » L’étude confirme cette tendance, avec moins de la moitié (seulement 45 pourcent) des entreprises financières européennes qui affirment ne pas posséder d’outils pour traquer des documents importants et/ou confidentiels et 20 pourcent qui avouent même n’avoir aucun processus en place. Ces chiffres sont d’autant plus étonnants, sachant qu’ils ont un impact direct sur la Loi Sarbanes-Oxley qui impose aux entreprises financières de ne pas perdre, détruire ou mal classer des documents.

Plus alarmant est le fait que 31 pourcent de toutes les entreprises européennes courent toujours le risque de perdre des documents cruciaux. Les organisations dans le domaine de l’éducation en sont le meilleur exemple. Pas moins de 38 pourcent d’entre elles avouent perdre ou mal classer de l’information importante, dont 14 pourcent concernent des documents légaux. Plus de la moitié des entreprises (52 pourcent) indiquent que le plus grand impact d’une perte de documents est la perte temps. D’autres effets cités vont d’une atteinte à leur réputation au non paiement de factures en passant par le non respect de la loi et une influence négative sur la satisfaction clients.

Et Eric Gryson de continuer : « Au moment où les entreprises de l’ensemble des secteurs doivent impérativement améliorer leur efficience opérationnelle, l’étude montre que bon nombre d’entre elles s’exposent à des risques inutiles. »

« Les responsables IT qui analysent leurs processus et qui installent des systèmes pouvant traiter une grande quantité d’informations, ont besoin du support de leur COO et CEO pour mener les changements des processus documentaires et de travail à bien. Avec l’aide d’un partenaire correct, une stratégie d’optimalisation peut être mise en place qui permettra aux entreprises de diminuer leurs coûts, d’améliorer la collaboration en interne et de respecter les exigences légales. »

Vous trouverez l’étude complète ici: www.ricoh.be/fr/thoughtleadership

Concernant l’Index de l’Efficience des Processus Ricoh

L’Index de l’Efficience des Processus Ricoh est une étude commanditée par Ricoh Europe et menée par Coleman Parkes, une agence indépendante de recherches. Les participants à l’étude étaient tous responsables de la gestion des informations cruciales dans les services suivants: finances/comptabilité, ventes, RH ou payroll, information à la clientèle, juridique, entrepôt et logistique. L’étude se base sur 458 conversations téléphoniques avec de grandes entreprises (plus de 1000 employés) en Belgique, en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, en Suède, en Finlande, en Norvège, au Danemark, en Espagne, en Suisse et au Royaume-Uni. Les entreprises sont actives dans les secteurs suivants: enseignement, soins de santé, juridique, services et finances. Des interviews en profondeur avec des responsables IT ont également eu lieu afin  d’obtenir un aperçu plus détaillée du traitement de leurs documents cruciaux.

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