« Au-delà du Digital Workplace, concept popularisé au coeur de la crise, il nous faut aujourd’hui promouvoir la Modern Workplace »

A l’heure où, progressivement, les équipes regagnent les bureaux après plus d’une année et demie principalement passée en télétravail, les organisations doivent adapter l’environnement de travail.

Si le bureau restera une plateforme centrale de toute organisation, le temps de travail des collaborateurs se partagera davantage entre le domicile, l’open-space, des espaces décentralisés, le moyen de transport privilégié, le client. Dans ce contexte, il devient nécessaire de repenser l’environnement de travail. Plus que jamais, il s’ouvre vers l’extérieur, en offrant à chacun la possibilité de travailler et de collaborer avec ses collègues où que l’on soit. « Il n’y a pas si longtemps, les salariés utilisaient principalement des outils qui n’avaient pas évolué depuis les années 90 : le téléphone, l’e-mail et le fichier partagé, explique Jean- Christophe Denis, Associate Partner au sein de KPMG. La crise sanitaire a contraint les sociétés et leurs collaborateurs à adopter de nouveaux outils afin de collaborer efficacement à distance, comme la visio, le chat et d’autres solutions technologiques facilitant la collaboration à distance. »

NOUVELLES ATTENTES, EXPÉRIENCE AMÉLIORÉE

En quelques mois, les attentes des collaborateurs vis-à-vis de leur organisation ont aussi considérablement évolué. Et les entreprises, pour attirer de nouveaux talents et fidéliser les bons éléments, doivent multiplier les efforts afin de satisfaire les nouvelles exigences. « Au-delà du Digital Workplace, concept popularisé au coeur de la crise, il nous faut aujourd’hui promouvoir la Modern Workplace, explique Julien Hugo, directeur au sein de KPMG. L’enjeu n’est pas uniquement de mettre à disposition les outils numériques adaptés, mais de promouvoir une expérience qualitative au profit des utilisateurs, contribuant à leur confort de travail, à leur bien-être, peu importe où ils sont amenés à travailler. »

Pendant longtemps, en effet, les collaborateurs utilisaient dans leur vie privée des outils numériques plus conviviaux que ceux avec lesquels ils jonglaient dans le cadre professionnel. Il suffit de penser aux plateformes de streaming ou encore aux outils de recherche pour s’en rendre compte. « Les attentes des employés ont évolué. Désormais, l’organisation professionnelle doit être en mesure d’offrir une telle flexibilité aux collaborateurs, leur permettre de commencer une tâche à la maison pour la terminer au bureau, d’accéder à leurs collègues où qu’ils soient, le tout pour leur permettre de travailler plus efficacement », poursuit Julien Hugo.

LES 5 DIMENSIONS DE LA MODERN WORKPLACE

La construction d’une expérience nouvelle autour d’un concept de « Modern Workplace » doit intégrer plusieurs dimensions : le nomadisme, la collaboration, la sécurité, l’efficience, l’expérience unifiée. « Tout d’abord, l’environnement de travail doit accompagner le collaborateur indépendamment de sa localisation, lui offrir la possibilité d’exécuter ses tâches qu’il soit à la maison, au bureau ou encore en déplacement, sans que cela nuise à l’expérience globale, explique Jean-Christophe Denis. La collaboration est un autre élément essentiel, avec l’exigence de permettre aux membres d’une équipe de travailler ensemble, qu’ils soient proches ou éloignés. En la matière, il faut penser les manières d’interagir, en privilégiant l’utilisation des meilleurs canaux et supports. » La messagerie instantanée, par exemple, permet de réduire de manière drastique le nombre d’e-mail fastidieux à traiter.

La mise en place de ce genre d’organisation, inévitablement, exige d’ouvrir les systèmes. Cette évolution nécessite dès lors de mettre en oeuvre de nouvelles approches et politiques de sécurité. « Quand hier l’entreprise se prémunissait de risques cyber en élevant des fortifications appelées firewall, désormais il est nécessaire de gérer la sécurité au niveau du contrôle des accès, de l’identification des utilisateurs, en étant au plus près de la donnée », poursuit Jean-Christophe Denis. A ce niveau, la gestion de l’IT et de la sécurité doit se mettre au service de l’humain, notamment pour offrir aux utilisateurs des expériences plus conviviales. « Il est important de faciliter l’accès aux outils adéquats, pour éviter que les utilisateurs ne contournent les procédures en recourant à des solutions en dehors du contrôle de l’entreprise mais satisfaisant mieux à leurs attentes, ce que l’on appelle le shadow IT », ajoute l’expert.

Dans le même esprit, le nouvel environnement de travail doit faciliter la vie des équipes. «L’accès à l’information et son traitement sont des pistes d’amélioration à privilégier dans les processus de modernisation de l’espace de travail. Le numérique doit être mis au service de chacun, pour offrir plus d’efficacité. L’automatisation, par exemple, donne la possibilité de réduire les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, comme l’encodage, le tri des e-mails, » ajoute Julien Hugo.

UN ENJEU ORGANISATIONNEL ET CULTUREL

Enfin, il est important de proposer une expérience intégrée. « Il faut parvenir à donner la possibilité au collaborateur de travailler de la même manière, où qu’il soit, qu’il puisse vivre pleinement la culture d’entreprise même s’il n’est pas au bureau, ajoute Julien Hugo. Cela implique d’intégrer à la réflexion ces moments, plus ou moins informels, qui sont essentiels au bon fonctionnement d’une organisation. »

La mise en place d’un environnement de travail moderne, comme celui évoqué, ne se limite pas au déploiement de technologies. Au contraire, il doit partir des attentes et des besoins des collaborateurs au sein de l’organisation. « Il exige de former, de manager, de rassembler, pour créer une réelle culture d’entreprise s’appuyant sur les possibilités offertes par le numérique, assure Julien Hugo. De nombreuses considérations organisationnelles, comme des contraintes fiscales ou contractuelles, entrent aussi en ligne de compte. En plaçant l’humain au centre, toutefois, ces environnements de travail étendus intégreront la culture de l’entreprise, contribueront à son image et, in fine, à sa valeur. »