EBRC a souhaité sécuriser les échanges de communications portant sur l’évolution de ses conditions contractuelles avec ses clients afin de leur assurer une mise en conformité RGPD, tout en introduisant un outil d’échange de documents et de procédures à la fois simple, personnalisé et sécurisé. Pour cela, il a choisi l’outil SYD (Secure Your Deals) qui propose une solution hébergée par ses soins et disponible dans son catalogue Powered by EBRC. « EBRC a toujours fait de la protection de la donnée à caractère personnel et de l’information sensible sa priorité, commente Sandrine Boucquey, Head of HR & Legal au sein d’EBRC. Le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles introduit des modifications importantes en matière de responsabilité vis-à-vis de l’utilisation de ces données. La nouvelle législation européenne nous amène à multiplier les échanges avec nos clients, afin de leur apporter toutes les réponses à leurs questions et les garanties indispensables en matière de gestion, protection et préservation de leurs données. »

Permettre une meilleure interaction

Afin de faciliter les échanges avec ses clients et de permettre une meilleure interaction, EBRC a choisi de recourir à la plateforme SYD.cloud. Cette plateforme digitale permet de rassembler une série d’acteurs et de faciliter les échanges entre eux, notamment lors de l’étape de négociation commerciale ou lors du partage collaboratif de documents à vocation contractuelle. « Dans ce contexte juridique, il est important de pouvoir formaliser les obligations de chacun, les nôtres comme celles de nos clients, poursuit Sandrine Boucquey. Entre l’établissement des documents, les nombreuses interactions qui s’ensuivent, les approbations par les différents responsables,… le travail peut rapidement devenir fastidieux. SYD.cloud vient simplifier et accélérer les échanges autour des enjeux techniques et juridiques. La solution permet entre autres un tracking de l’ensemble des échanges, garantissant un meilleur suivi de la négociation des termes. »

Plus de fluidité et de transparence dans les échanges

La démarche retenue a permis d’établir un processus qui a été implémenté dans la plateforme SYD.cloud. EBRC initialise le process en émettant un document informant chacun de ses clients sur la façon dont les données personnelles sont traitées conformément au  RGPD. Le client a la possibilité de l’accepter tel que proposé ou de négocier certains éléments selon son niveau d’exigence. « Nos clients sont ainsi mieux sensibilisés et prennent conscience des risques d’exposition de la vie privées utilisateurs, des enjeux relatifs à une nécessaire protection, et définissent en connaissance de cause leur niveau d’exigence formalisé dans un document élaboré conjointement, poursuit Sandrine Boucquey. A travers la plateforme, particulièrement user-friendly, la communication est beaucoup plus fluide. Le document est discuté entre parties et chacun bénéficie de la plus grande transparence dans les échanges. »

Accélérer le processus de mise en conformité

La plateforme SYD.cloud a été développée par la start-up PaySecure WorldWide, avec pour objectif de fédérer les parties prenantes à une transaction, qu’elle soit commerciale, juridique, financière…, et ce, à travers les différentes étapes de l’établissement des premiers contacts jusqu’au suivi de la transaction. Entre l’initiation de la relation et sa conclusion, elle permet de réaliser chacune des étapes clés comme la due diligence des acteurs en présence, d’établir un cahier des charges, de signer des conventions. « Les fonctionnalités de la plateforme répondent parfaitement aux enjeux auxquels est confronté EBRC aujourd’hui. Elles garantissent une collaboration optimale tout en étant sécurisée, en offrant de réels avantages en matière de transparence et de gestion des risques », explique Saïd El Bakkali, CEO de SYD.cloud. La plateforme garantit l’identification et l’authentification des intervenants. Au-delà, chacun peut aussi avoir une visibilité claire des documents sur lequel on s’est mis d’accord grâce à des fonctionnalités de validation. « A travers elle, on peut considérablement accélérer le processus de mise en conformité, précise Saïd El Bakkali. EBRC connaît bien la solution et les possibilités qu’elle offre. L’enjeu RGPD constitue une manière idéale de tirer profit de la solution. Initialement la plateforme a pour but de gérer plus efficacement les relations commerciales et force est de constater qu’elle permet de garantir la qualité et la sécurité de tout échange autour de documents sensibles, comme c’est le cas ici. »

Sécurité garantie

La sécurisation des échanges est évidemment une priorité dans un contexte de négociation. EBRC, qui héberge la plateforme, s’est assuré qu’elle répondait aux critères de sécurité requis et que les données échangées étaient préservées en lieu sûr. « Les échanges effectués via la plateforme revêtent un caractère sensible. Il est important que tous soient sécurisés mais aussi qu’ils répondent aux exigences définies par le cadre réglementaire européen, explique Fabien Huraux, Data Protection Officer au sein d’EBRC. Notre volonté, face à ces enjeux, était aussi d’être dans l’échange avec nos clients, de pouvoir les accompagner, en répondant à toutes leurs inquiétudes et interrogations relatives à la manière dont on gère et protège les données de leurs propres clients. Nous voulions démontrer notre valeur ajoutée en la matière vis-à-vis du client, le guider dans la bonne appréhension de leurs nouvelles obligations. »

Impliquer toutes les parties

Au cœur des échanges, c’est la plupart du temps un grand nombre de personnes qui se trouvent concernées par le traitement des données, au sein de l’organisation de l’entreprise cliente comme du côté d’EBRC. « La plateforme permet à toutes les personnes impliquées dans le processus de se mettre à jour en ayant une parfaite maîtrise des éléments », précise Saïd El Bakkali. « Au-delà de l’enjeu de mise en conformité, la plateforme pourrait aussi à l’avenir être utilisée dans d’autres contextes, pour établir nos contrats avec nos clients ou revoir nos Service Level Agreements. Nous souhaitons faire profiter nos clients de cet outil permettant de faciliter considérablement la négociation, avec l’espoir que tous les utilisateurs se l’approprient pour échanger autour d’autres transactions. SYD.cloud répond parfaitement à ce besoin », conclut Sandrine Boucquey.