Sébastien Sadzot, Partner – PwC Luxembourg

Quand on est tenu de garder ses distances, beaucoup de tâches se révèlent plus complexes à accomplir. « Dans le cadre d’un audit, plusieurs documents doivent être émis avec une signature, pour ensuite être partagés avec les différents intervenants (les clients, les actionnaires, les régulateurs,etc.). Lorsque les documents sont signés de manière manuscrite, ce processus de diffusion peut être relativement long et très manuel », explique Sébastien Sadzot, partner PwC Luxembourg. Sur base de ce constat, profitant du cadre réglementaire défini par la directive européenne eIDAS, le cabinet d’audit et de conseil luxembourgeois a décidé d’adopter la signature électronique pour gagner en efficacité autant qu’en sécurité.

Faciliter la signature des rapports d’audit

Depuis novembre, elle inclut la signature électronique à ses rapports d’audit. « La solution que nous avons mise en place permet de signer électroniquement et de manière sécurisée les documents en s’assurant que cette signature a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, poursuit Sébastien Sadzot. En outre, la procédure permet de considérablement réduire la consommation de papier, d’assurer un meilleur suivi des documents et des signatures et d’accélérer le temps de traitement des dossiers. »

Frédéric Tourret, Head of Sales – LuxTrust

Pour faciliter son adoption, la firme a notamment dû convaincre les parties concernées du bien-fondé de la solution et de sa démarche et le retour a été très positif.

Pour mettre en œuvre cette solution, PwC Luxembourg a choisi de collaborer avec LuxTrust, fournisseur de solutions de digitalisation et de services de confiance agréé par eIDAS. « PwC est l’un des premiers acteurs majeurs de la Place luxembourgeoise à placer la signature électronique au cœur du métier. Pour y parvenir, nous avons envisagé ensemble comment intégrer les possibilités offertes par la signature électronique aux processus, dans un esprit de coopération enrichissant pour les uns et les autres, commente Frédéric Tourret, Head of Sales au sein de LuxTrust. Les outils existants, en conformité avec le cadre réglementaire, permettent aujourd’hui de pousser plus loin la transformation digitale des organisations en garantissant un très haut niveau de confiance entre acteurs. »

Malik Lekehal, Partner – PwC Luxembourg

LuxTrust en tant que tiers de confiance

Dans ce contexte, LuxTrust agit en tant que tiers de confiance numérique comme le définit la directive eIDAS. Sa solution permet d’intégrer tous les niveaux de signature – simple, avancée et qualifiée – au cœur des processus. « Nous avons pu travailler en bonne collaboration, avec la volonté d’adapter la plateforme à nos besoins d’une part et de la faire évoluer d’autre part, commente Malik Lekehal, Partner PwC Luxembourg, responsable de la transformation en audit. L’avantage, en choisissant de travailler avec LuxTrust, réside dans le fait que la plupart des travailleurs et résidents luxembourgeois ont l’habitude d’utiliser les solutions LuxTrust pour s’authentifier au niveau de leur webbanking ou auprès d’une administration. Beaucoup disposant déjà d’un certificat d’identité électronique, il était plus aisé de déployer cette solution, qui assure le plus haut degré de sécurité pour les signatures électroniques, et d’en faire profiter nos clients et partenaires. »

La signature électronique offre même davantage de sécurité qu’une signature manuscrite sur la dernière page d’un contrat. « En effet, c’est l’ensemble du document qui est signé électroniquement, et pas uniquement une page. À partir de ce moment, il devient impossible d’en modifier le contenu. La signature électronique garantit l’intégrité de l’ensemble du document dans le temps », ajoute Sébastien Sadzot.

Xavier Lisoir, Managing Director – PwC Luxembourg

Une adoption facilitée par le COVID-19

En mars, avec l’imposition des mesures de distanciation physique visant à limiter la propagation rapide du COVID-19, la solution de signature électronique s’est révélée être un véritable atout pour maintenir l’activité. « La solution permet de signer tout document à distance, comme des lettres de mandat ou des contrats, en conférant une valeur juridique à l’engagement », poursuit Malik Lekehal. « En outre, la solution intégrée dans nos flux de gestion permet un meilleur traitement et suivi des dossiers et facilite l’archivage numérique », ajoute Xavier Lisoir, Managing Director au sein de PwC Luxembourg.

Alors que la solution était encore en phase d’adoption au sein de l’écosystème de PwC, son utilisation a été élargie à d’autres métiers du cabinet. « Elle constitue un levier d’amélioration des performances, explique Xavier Lisoir. « Associée à des règles de routage ou de traitement automatiques, la solution permet de faciliter de nombreuses tâches et de réduire le temps de traitement. À cette fin, nous continuons à améliorer la solution et à l’intégrer au cœur de notre environnement ».

Une solution facile à mettre en oeuvre

« Notre expérience tant en interne qu’auprès de nos clients, nous permet d’accompagner efficacement les organisations intéressées par la digitalisation de leur processus et l’adoption de la signature électronique, depuis le business case et la refonte des processus jusqu’à leur mise en oeuvre et leur adoption » souligne Xavier Lisoir. « Notre solution, accessible en mode cloud, peut être déployée dans un délai de 48 heures pour répondre aux besoins les plus urgents », complète Frédéric Tourret. “Tout l’enjeu, au-delà des priorités, sera d’adapter la plateforme aux processus de l’entreprise et de poursuivre son intégration une fois passée l’urgence du moment” précise Xavier.

La signature électronique renforce la confiance entre acteurs à distance et constitue un levier de performance pour soutenir les entreprises en temps de crise.