Enfin adoptée, à l’unanimité, par la Chambre des Députés, la loi sur l’archivage, la numérisation et la conservation des documents numériques ouvre de nouvelles opportunités pour le secteur ICT. De nombreux acteurs, qui attendaient depuis longtemps l’instauration de ce nouveau cadre réglementaire, et avec lui le statut de PSDC, vont pouvoir accompagner de nombreux clients et organisations dans la voie, inéluctable, de la dématérialisation.

Attendue depuis longtemps, la loi sur l’archivage, la numérisation et la conservation des documents numériques a été récemment adoptée à l’unanimité par la Chambre des Députés. Avec elle, le législateur confirme son engagement en faveur de l’émergence d’un pays ‘paperless’.

« Le développement de la société de l’information entraîne la création, l’échange et le stockage d’un volume toujours plus important de données et d’informations, précise le législateur dans la présentation de la loi. Parallèlement, les citoyens, entreprises et administrations organisent leurs activités avec, et dans une certaine mesure autour des technologies de l’information. Dans ce contexte, ils cherchent à réduire autant que possible le volume de documents papier, pour des raisons de coûts liés au stockage, de facilité d’accès et de partage de l’information. La dématérialisation de l’information devient donc un enjeu considérable dans un monde que l’on veut sans papier,» peut-on lire dans l’introduction du texte.

Des enjeux et opportunités variés

Cette loi vise une modernisation des règles relatives à la dématérialisation de certains documents (la précédente loi date de 1986) et à la conservation de ces documents sous forme numérique. Elle instaure, dans cette optique, une nouvelle accréditation professionnelle et, du même coup, une nouvelle activité : celle Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC).

Un des changements importants instauré par ce texte de loi, réside dans la reconnaissance d’une valeur juridique des documents numériques, sous certaines conditions en lien avec le processus de dématérialisation, de production et de conservation. Ces conditions permettent de garantir la conformité, l’intégrité et l’authenticité des documents électroniques dans le temps.

Au-delà de l’adoption de la loi, qui était attendue depuis des mois, les enjeux et opportunités pour les acteurs et organisations sont multiples, tant au niveau juridique que des métiers. Les opportunités offertes par l’adoption de cette loi sont nombreuses. « La mise en place des solutions de numérisation et d’archivage électronique deviennent par ce fait un incontournable au niveau business mais également économique, commente Marc Vandeveken, Office Manager d’I.R.I.S. – éditeur de logiciel spécialisée en Reconnaissance Intelligente de Documents (IDR), Enterprise Content Management (ECM) – et Delivery Manager ECM. Il sera désormais plus aisé de mettre en avant l’impact financier apporté par la suppression ou réduction de l’archivage papier et le bénéfice supplémentaire du numérique. Cependant, même si cette loi est passée, les mentalités doivent encore changer avant une réelle mise en pratique. »

Tout vient à point à qui sait attendre

Ce projet de loi s’est longtemps fait attendre par de nombreux professionnels de la dématérialisation et de la gestion documentaire. « Les questions relatives à l’adoption de ce projet de loi revenaient sans cesse chez nos clients, poursuit Marc Vandeveken. Jusque là, nous ne pouvions leur présenter que les grands axes d’évolution mais sans aucune garantie sur le contenu de la loi ni sur le timing relatif à son adoption. Beaucoup de nos clients ont fait le choix d’attendre un positionnement de la loi avant d’investir. Maintenant qu’elle est adoptée et que le cadre est clairement défini, nous pouvons passer à la vitesse supérieure. »

Tout vient à point à qui sait attendre, donc. Beaucoup, cependant, regretteront que législateur ne soit pas positionné plus rapidement, afin de profiter d’un plus grand avantage compétitif pour le pays. « Je ne parlerai pas d’opportunités manquées mais plutôt reportées, commente de son côté Marc Vandeveken. Le besoin est toujours présent et nous pouvons maintenant y répondre concrètement. »

De nouvelles activités devraient voir le jour. « Comme toute nouvelle opportunité, la mise en place de l’archivage électronique va permettre la création d’emplois au sein des sociétés de consultance mais également au sein des entreprises qui devront adapter leur métier d’archivage à l’arrivée de nouveaux processus et méthodes de travail », poursuit l’Office Manager d’I.R.I.S.

I.R.I.S., historiquement, a développé des services de dématérialisation des documents de ses clients, avec des solutions innovantes de numérisation, et de conservation des informations, notamment dans ses datacentres. « Une orientation avec une certification PSDC, pour nous, serait donc logique », poursuit l’Office Manager.

PSDC : pouvoir répondre des exigences précises

Les futurs PSDC devront notamment s’assurer que le processus de dématérialisation et de conservation réponde à « des exigences techniques et organisationnelles sérieuses quant à la fiabilité et la durabilité des archives », précise la loi. « Les PSDC doivent disposer de moyens financiers et des ressources matérielles, techniques et humaines adéquats pour garantir la sécurité, la fiabilité et la pérennité des services de dématérialisation et, le cas échéant, de conservation offerts. Les PSDC doivent justifier d’une bonne gestion et organisation administrative et appliquer des procédures et des méthodes techniques et organisationnelles adaptées. »

Aussi, à l’instar de n’importe quelle autre activité, les PSDC qui traiteront des documents à valeur financière devront être certifiés PSF. A l’heure actuelle, les 4 statuts actuels de PSF ne couvrant pas ces nouvelles activités de dématérialisation et de conservation, « deux nouveaux statuts de PSF relatifs vont être créés par la présente loi ».

Autant de critères qui n’ouvrent la porte qu’à certains prestataires de conservation potentiels, comme des datacentres, par exemple. EBRC, parmi eux, s’est déjà positionné sur la question. « EBRC a comme vision de devenir en Europe un centre d’excellence dans la gestion de l’information sensible. L’archivage électronique constitue un maillon de cette chaîne de confiance, certifiée ISO 27001 de bout en bout. A Luxembourg, EBRC couvre les besoins de ses clients via son partenaire naturel, également certifié ISO 27001, Victor Buck Services,» explique Yves Reding, CEO.

L’ILNAS en charge de la certification

C’est l’ILNAS qui aura pour mission d’accorder aux acteurs qui en feront la demande les certifications PSDC. Afin de pouvoir répondre à cette mission de validation des certifications des PSDC au niveau national, l’ILNAS recrute actuellement du personnel supplémentaire compétent techniquement et spécialisé en la matière. Cela se traduit par le recrutement de trois ingénieurs informaticiens spécialisés. Ces derniers auront pour tâches principales:

• de gérer les dossiers de notification des certifications des PSDC;
• de suivre la normalisation européenne et internationale et l’évolution de l’archivage électronique et du cloud computing

Profil de poste(s):

• ingénieur informaticien (Bac +5 minimum);
•  expérience dans des fonctions opérationnelles d’exploitation informatique;
•  spécialisation en matière de dématérialisation, d’archivage électronique, de signature électronique et de cloud computing;
• certification de type ISO/IEC 27001 serait un plus;

Tous les futurs prestataires accrédités seront visibles sur le site de l’ILNAS

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