Frédéric Chapelle, Partner – PwC Luxembourg

La gestion de l’approvisionnement constitue un enjeu clé au sein des entreprises. Rassemblées sous l’appellation anglophone de « procurement », on retrouve un ensemble de pratiques liées à la définition d’une politique et d’une stratégie d’achat, à la sélection des fournisseurs, à la négociation des contrats, à l’établissement des bons de commandes, au contrôle de la conformité des prestations ou biens livrés, à la réception des factures et à leur paiement. « La crise du COVID-19 a permis de prendre conscience de l’importance de la gestion de l’approvisionnement dans de nombreux cas de figure. L’évolution des recommandations liées au port du masque, en fonction de la capacité des États à s’en procurer, constitue l’exemple le plus marquant associé à ces enjeux, explique Frédéric Chapelle, Partner de PwC. Dans divers secteurs, on s’est rendu compte qu’il était important de sécuriser la chaîne d’approvisionnement, tantôt en diversifiant les fournisseurs pour éviter de se retrouver dépendant d’un seul partenaire, tantôt en relocalisant la production d’éléments considérés comme stratégique. »

Manque de coordination

Il existe de nombreuses bonnes raisons de faire de la gestion de l’approvisionnement un nouvel enjeu stratégique au sein des organisations ou encore des administrations. Dans cette perspective, il faut pouvoir l’appréhender de manière globale, avec la volonté de réduire les risques stratégiques, de pouvoir profiter d’effets de levier, de réduire les coûts. « Trop souvent, l’approvisionnement est fragmenté entre les divers services et départements d’une même structure organisationnelle, ce qui engendre énormément d’inefficacité. Il n’est pas rare que des commandes soient passées deux fois ou qu’une même facture soit payée deux fois en raison d’un manque de coordination, poursuit Frédéric Chapelle. De manière générale, plus une structure est complexe, plus il est essentiel que le procurement soit géré de manière centralisée. »

Vers une gestion centralisée

Les outils numériques permettent aujourd’hui de faciliter l’efficacité et l’efficience de la gestion de l’approvisionnement, d’établir une organisation cohérente, de structurer les processus liés aux politiques d’achat, qu’elles concernent les matières premières ou les pièces associées à la production ou les prestations de service, la sous-traitance ou encore le recours à des consultants. « Au départ d’une plateforme numérique centralisée soutenant l’approvisionnement, on va pouvoir mettre à disposition des entités d’une même organisation des catalogues de services et de produits, garantir le suivi des commandes, maîtriser la chaîne d’approvisionnement dans son ensemble, assure Frédéric Chapelle. Une telle structure permet d’éviter, comme nous avons déjà pu le constater chez certains de nos clients, d’avoir deux tarifications différentes pour un même service commandé auprès d’un même fournisseur. L’harmonisation des processus et l’adoption de bonnes pratiques permettent d’importants gains d’efficacité, de pouvoir mieux négocier ses tarifs.» 

Une plateforme de procurement va en outre permettre de numériser l’ensemble des flux, de la mise en place des catalogues au paiement de la facture, en passant par l’établissement des bons de commande, une gestion efficace des fournisseurs afin de sécuriser le processus et la chaine de valeurs associées. 

Économies, traçabilité, robustesse

Il doit évidemment résulter des économies d’un tel projet de transformation, mais aussi une traçabilité accrue des flux, facilitant notamment les opérations d’audit, et un renforcement de la robustesse des organisations. « La démarche se place au service d’une plus grande professionnalisation de la gestion des achats, s’appuyant sur un historique et des indicateurs plus facilement accessible. Des acheteurs spécialisés par domaine disposeront de leviers de négociation plus importants pour s’assurer de disposer du meilleur rapport qualité-prix, assure l’associé de PwC Luxembourg. L’organisation dans son ensemble et chaque département accèdent en permanence à une évaluation de ses dépenses. A partir de ces informations, il devient plus aisé de faire évoluer la politique de l’entreprise, notamment pour réduire les risques liés à l’approvisionnement, y intégrer des critères sociaux ou environnementaux ou s’assurer de l’honorabilité des fournisseurs à travers des procédures de Know your Supplier. »

Accompagner le changement

Pour déployer un projet de « digital procurement », un des enjeux clés réside dans la gestion du changement. La centralisation de la gestion des achats implique forcément une modification plus ou moins profonde des habitudes des équipes. Certains départements pourraient avoir l’impression de perdre en autonomie vis-à-vis de la gestion de leurs besoins. Les procédures établies pourraient être perçues comme des contraintes par les services. « Au cœur d’un projet de modernisation et d’harmonisation des opérations liées à l’approvisionnement, il est nécessaire de parvenir à créer une relation de confiance entre les métiers et le service en charge du procurement, explique Frédéric Chapelle. C’est pour cela que, le plus souvent, les outils et les nouvelles procédures déployés sont encapsulées dans une plateforme digitale de change management, facilitant l’adoption des nouveaux outils et des nouvelles procédures. Il faut former les équipes, leurs donner des incitants à passer par les nouvelles procédures. » Si cette transformation de la gestion de l’approvisionnement vise une plus grande harmonisation des processus, il est aussi essentiel que ces derniers restent les plus flexibles possibles. « Si les procédures impliquent une lourdeur excessive, impliquant par exemple qu’il faille deux semaines pour commander des crayons et du papier, les utilisateurs seront tentés de les court-circuiter », conclut l’associé de PwC Luxembourg.

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