La fiche de paie sur papier fait de la résistance. Ce document particulier, en effet, semble plus difficile à numériser que beaucoup d’autres. La résistance au changement peut partiellement expliquer que la fiche de paie pourrait bien constituer un des derniers vestiges de l’air du papier, au même titre que les contrats. Mais on s’étonne quand même, alors que l’on parvient à révolutionner l’expérience client de bout en bout quand il s’agit lui de vendre quelque chose, que l’on n’arrive pas à mieux distribuer un document pourtant essentiel pour chaque collaborateur. Au-delà des pratiques qui ont la vie dure, c’est du côté des contraintes liées au respect de la confidentialité de ce document qu’il faut chercher les raisons freinant la digitalisation de la fiche de paie.

Prendre en compte les impératifs légaux

Quand le calcul des salaires est, dans la très grande majorité des entreprises, entièrement automatisé, sa distribution implique toujours une impression (donc, une imprimante, de l’encre et du papier), une mise sous plein et une distribution par envoi postal ou en main propre. Quand on a dix salariés, la démarche est déjà fastidieuse. Quand ils sont 200 ou encore 500, cela représente un coût considérable. Pour les gestionnaires des ressources humaines, ces démarches administratives peuvent représenter un temps considérable.

Aujourd’hui, quelles sont les contraintes liées à la distribution de la fiche de paie ? On évoque généralement quatre impératifs. Le premier, évident, est que la confidentialité du document doit être garantie. Le second réside dans l’obligation pour l’employeur qu’il a bien été délivré. Troisièmement, l’employé doit pouvoir y accéder facilement. Enfin, la fiche de salaire doit être mise à disposition dans un format pérenne.

Les dangers de l’intranet et de l’envoi par e-mail

Fait est que beaucoup d’organisations qui ont choisi de distribuer les fiches de salaires de manière digitale ont opté pour des pratiques ne permettant pas de répondre à l’ensemble de ces impératifs. La mise à disposition des fiches via l’intranet de l’entreprise présente en effet le plus souvent des problèmes de confidentialité et d’accès. Comment garantir en effet que des personnes non-autorisées, comme des membres de l’équipe IT, ne pourront accéder à ces informations sensibles. Dans beaucoup de cas, en outre, l’employé qui a quitté l’organise aura toutes les peines du monde à remettre la main sur ses fiches de paie entreposées au cœur des systèmes informatiques de l’entreprise. En remettant la fiche de paie sous format papier, l’entreprise transfert la responsabilité de sa conservation à l’employé.

D’autres acteurs choisissent d’envoyer les fiches de paie par e-mail. De la même manière, la confidentialité de la correspondance numérique peut être posée dans beaucoup d’organisations. Difficile aussi de garantir la bonne réception par le destinataire. Qui peut garantir, en effet, que des personnes tierces n’ont pas accès à la boîte de réception extérieure.

La solution du coffre-fort numérique

Dépasser ces écueils implique de recourir à des solutions technologiques adaptées. Le coffre-fort numérique est un des outils le plus souvent évoquées pour répondre aux défis de distribution numérique de la fiche de salaire. Le principe est simple. Il consiste en la mise à disposition par l’entreprise d’un espace sécurisé et personnel dans lequel il peut placer des documents. Le coffre-fort est extérieur à l’entreprise. L’employé est d’ailleurs le seul à pouvoir accéder à son contenu, grâce à un identifiant personnel et un mot de passe. Des solutions, pour garantir une sécurité renforcée, pour proposer une connexion au coffre-fort numérique via authentification fort. L’employeur dispose uniquement d’une autorisation à pouvoir y déposer des documents, comme un contrat ou une fiche de paie, sans pouvoir y accéder par après.

Le collaborateur est notifié par e-mail qu’un document a été déposé. Le document n’est pas joint à la notification. La confidentialité est donc garantie par l’exigence de s’authentifier pour le consulter.

A chacun sa formule

C’est l’entreprise qui souscrit au service de coffre-fort électronique au nom de l’employé. Certains prestataires proposent des formules d’abonnement à l’année. Si la relation contractuelle qui lie le collaborateur à son employeur devait s’arrêter, l’utilisateur sera invité par le prestataire offrant le service de coffre-fort de récupérer ses documents ou de prolonger l’abonnement à ses frais. S’il change d’entreprise, il suffit à l’utilisateur de donner une autorisation de dépôt à son nouvel employeur. Celui-ci pourrait, le cas échéant, reprendre le financement du service. D’autres acteurs proposent des services de gestion de la distribution des documents dans son ensemble, avec des offres d’accès à un espace sécurisé correspondant à l’exigence de durée légale de conservation de ces documents. Le mode de tarification peut varier d’un acteur à l’autre. Quand certains factureront en fonction de l’espace mis à disposition pendant un an, d’autres factureront la gestion de la distribution en fonction du nombre de documents. Il faut encore préciser que si le collaborateur en exprime le souhait, l’entreprise devra continuer à envoyer la fiche de paie sur format papier.

Meilleure gestion et coûts réduits

Les solutions de coffre-fort électronique sont avantageuses pour l’ensemble des parties. Du côté de l’employé, c’est un service supplémentaire mis à disposition. L’utilisateur peut très bien déposer d’autres documents personnels, comme des mots de passe, des copies de passeport, des photos précieuses, dans cet espace hautement sécurisé. Il s’assure de leur conservation en un point central, dans le temps. L’entreprise, pour sa part, trouvera dans cet outil un moyen de digitaliser les processus liés à la paie de bout en bout, en respectant les impératifs légaux. Pour les gestionnaires des ressources humaines, cela peut représenter un gain de temps considérables. L’énergie qui était dépensée pour la mise sous pli des fiches de salaires pourra être mise à profit autrement, au service du développement du business. Dans l’ensemble, le coût de ses services est bien inférieur à celui que peut représenter la gestion manuelle de l’envoi des fiches de salaires.