I.R.I.S., spécialisée en Reconnaissance Intelligente de Documents (RID), en Gestion Électronique de Documents (GED) et en Infrastructure IT complexe (ICT), s’est vu attribuer le marché public pour la fourniture de logiciels et de services pour la mise en œuvre de solutions en ECM (Enterprise Content Management) à la SNCB (Société Nationale des Chemins de fer Belges).

En Belgique, plus de 180 millions de voyageurs ont choisi le train pour se rendre à leur travail, rejoindre une capitale européenne, profiter de leurs loisirs et de leurs vacances. Dans le même temps, plus de 60 millions de tonnes de marchandises ont été acheminées par la SNCB. Pour assurer un service de qualité optimale, la SNCB-Holding, en tant que société faîtière du Groupe SNCB, coordonne et soutient les activités de ses deux filiales (qui sont, d’une part, la SNCB, l’exploitant, et Infrabel, le gestionnaire de l’infrastructure). La SNCB-Holding doit aussi s’assurer de la convergence de leurs stratégies et de l’unicité du groupe pour, notamment, atteindre l’équilibre financier. Au cœur de ces missions figure la gestion des réseaux ICT pour l’ensemble du groupe.
Le contrat-cadre avec I.R.I.S., d’une durée de 4 ans, couvre l’acquisition d’une suite de logiciels applicatifs destinés à des projets ECM (numérisation de documents, gestion électronique de documents et de processus), ainsi que les services de consultance, d’implémentation, de formations et de maintenance lors de la mise en œuvre de projets applicatifs dans le domaine de l’ECM. Le cahier des charges et son exécution relèvent de la responsabilité de ICTRA (ICT for Rail), une entité de la SNCB-Holding qui est le « total solution partner » au sein du groupe SNCB dans le domaine de l’informatique et de la télécommunication. ICTRA se présente donc comme le centre de compétences ECM et le fournisseur de services pour l’ensemble du groupe.

« Le groupe SNCB, dans le cadre de ses nombreuses missions, gère des milliers de contrats, titres de propriété, plans et documentations de tous types », explique Giovanni Palmieri, general manager ICTRA à la SNCB-Holding. « D’où la nécessité de mettre en œuvre une gestion électronique de ces documents pour améliorer l’administration, le suivi et la conservation de très nombreux dossiers. Nous cherchions un partenaire expérimenté et un catalogue de produits, de fonctions et de services à mettre à disposition des différentes business units du groupe SNCB. L’objectif étant qu’ICTRA soit le catalyseur de solutions standards de grande qualité, à proposer à ces business units. I.R.I.S. a présenté une offre de très grande qualité, qui démontre à la fois une grande expérience des projets ECM et une excellente compréhension des besoins exprimés au niveau du groupe. Le choix d’I.R.I.S. est donc fondé tant sur les technologies proposées que sur les compétences à livrer des projets de qualité. J’ai une grande confiance dans la capacité d’I.R.I.S. à nous aider à construire des solutions qui pourront être déployées avec succès auprès de différents services du groupe, tant chez SNCB (opérateur ferroviaire) que chez Infrabel (infrastructure ferroviaire) ou la maison-mère chargée des services communs (SNCB-Holding).»

Les services proposés couvrent un large spectre : gestion de projets, consultance organisationnelle, gestion du changement, analyse et design des processus, analyse documentaire, architecture et design de solutions, opérations, installation, paramétrage de logiciels, customisation et développement spécifique, tests, migrations applicatives, intégration de solutions et enfin, documentation.

Les produits

I.R.I.S. a fondé son offre sur les briques logicielles essentielles qui suivent :
• Input Management et Intelligent Document Recognition (IDR):
– IRISPowerscan : scanning des documents-papier et indexation des documents électroniques
– IRISDocument Server : compression intelligente de documents numériques avec la technologie I.R.I.S. iHQC, indexation full-text par OCR et génération de différents formats de documents PDF, PDF/A, XPS, OpenXML, …
– IRIS XTract for Documents : traitement automatique des factures, classification automatique
• Enterprise Content Management (ECM) et Process management :
– IBM FileNet Content Manager : gestion électronique des contenus et gestion des espaces de stockage associés
– IBM FileNet Business Process Manager : suite complète de gestion des processus-métier en partant de la modélisation jusqu’au monitoring et la production de tableaux de bords décisionnels
– IRIS DocCenter : pour la gestion du thésaurus
• Output management et autres applications (certaines sont offertes en option):
– IBM FileNet Workplace : offre aux utilisateurs un espace de travail convivial et efficient avec un point d’accès unique à l’information et aux processus associés, ainsi qu’une intégration forte avec les applications de type Office
– IBM Content Collector for email : pour adresser la problématique croissante d’archivage et de gestion des emails à long terme
– IBM Lotus eforms : pour produire des formulaires permettant la simplification du transport de données dans les processus
– IBM OmniFind : plateforme centrale d’indexation de contenus offrant des fonctionnalités avancées de recherches
– Microsoft DRM : pour la sécurisation forte des fichiers Office afin de permettre une confidentialité totale sur les informations gérées par la plateforme.
L’ensemble de ces modules permettent d’offrir une solution ECM « end-to-end » depuis la capture jusqu’à l’archivage, en passant par la gestion et la mise en œuvre de processus métiers, tout en faisant levier sur la plateforme SAP existante via une intégration complète au travers de connecteurs natifs.
« Nous avons mis en avant trois dimensions qui nous ont paru fondamentales pour le succès des projets à la SNCB : l’organisation documentaire et l’accompagnement à la gestion du changement ; l’information documentaire, les lexiques contrôlés et les tableaux de gestion ; et enfin, l’informatique documentaire », dit Yves Alsteens, Sales manager I.R.I.S. Solutions & Experts. « Nous avons donc eu une approche très structurante, avec un ensemble cohérent de concepts, de modèles et de méthodologies documentaires qui devrait permettre de générer de nombreuses économies d’échelle au niveau des analyses et des outils utilisés. »

Les partenaires

Etant donné l’ampleur des projets à venir, le nombre et la compétence des ressources nécessaires, I.R.I.S. s’est adjoint les services de trois partenaires de qualité qui apporteront leur contribution en sous-traitance : Cegeka, Getronics et IBM.