Antoine Pichot, spécialiste de Sharepoint, qui développe un nouveau service au sein d’iKe, était l’invité de la rédaction d’ITnation.
Par Sébastien Lambotte
Il propose aux entreprises de se doter, avec Sharepoint, d’un outil collaboratif et de productivité effectivement utilisé par leurs collaborateurs. Pour cela, précise-t-il, il faut travailler avec les utilisateurs, à travers du coaching et de la formation, bien comprendre les usages et processus de l’entreprise, afin de pouvoir personnaliser l’outil Sharepoint en fonction des besoins métier. Pour qu’ils adoptent un tel outil, les utilisateurs doivent pouvoir en tirer bénéfice très rapidement.
Monsieur Pichot, pouvez-vous nous expliquer les possibilités offertes par un outil comme Sharepoint pour les entreprises ?
Sharepoint est un outil formidable. Il offre aux entreprises et à leurs collaborateurs la possibilité de mieux collaborer, de gagner en productivité et contribue largement au renforcement de la culture d’entreprise. Il permet aux organisations de profiter d’un intranet efficient, d’un système de gestion documentaire. Il intègre aussi les fonctionnalités d’un réseau social. Cependant, un tel outil n’est efficace, c’est-à-dire qu’il répond aux besoins métier, que si il est effectivement adopté par les utilisateurs au niveau de l’organisation. Au Luxembourg, de nombreux prestataires de services IT mettent en œuvre, d’un point de vue technique, une solution Sharepoint dans les entreprises, et ils le font très bien. Dans de nombreux cas, la solution intranet ou l’outil collaboratif installé par l’entreprise n’est pas adopté par les employés, qui n’hésitent pas à recourir à d’autres outils, à l’extérieur, qui correspondent mieux à leurs besoins… Avec le danger que cela représente, en matière de perte de maîtrise sur l’information.
Face à cette problématique, que proposez-vous à travers le nouveau service porté par iKe ?
Nous sommes complémentaires des offres des prestataires de service au Luxembourg, en ce sens que nous apportons toute la partie situé en amont d’une mise en œuvre d’une solution collaborative : l’analyse métier, la configuration adaptée de l’outil et l’implication des utilisateurs métiers grâce à des workshops, de la formation et du coaching. L’important, pour une mise en œuvre optimale de l’outil, est qu’il puisse répondre aux usages des utilisateurs et que ceux-ci puissent prendre conscience des bénéfices qu’il apporte. Nous avons donc développé un nouveau service, lié à la mise en œuvre de la solution Sharepoint au sein de l’entreprise. Nous nous concentrons sur les besoins et usages auxquels elle peut répondre afin d’obtenir meilleurs résultats. L’enjeu est d’amener le métier de l’utilisateur dans Sharepoint et pas, comme c’est souvent le cas, de contraindre l’utilisateur à modifier ses habitudes pour s’adapter à l’outil. Nous proposons d’accompagner le client dans l’adaptation de l’outil, afin qu’il réponde aux usages et besoins de l’organisation. Nous offrons une mise en œuvre personnalisée de l’outil, qui présente un environnement propre à l’entreprise. Nous assurons l’accompagnement des utilisateurs, par de la formation et du coaching, dans l’utilisation de la solution. Nous pouvons aussi assurer une maîtrise d’ouvrage complète, pour le client qui ne dispose pas encore de la solution. En travaillant avec des partenaires, nous proposons de l’installer, d’accompagner les éventuels développements requis selon les besoins, de le personnaliser avant d’accompagner concrètement les utilisateurs. De cette manière, nous sommes à même d’assurer la mise en œuvre d’un intranet d’entreprise efficient en 90 jours.
Quels bénéfices peut espérer l’entreprise qui se dote d’un tel outil avec votre approche ?
Les bénéfices peuvent être de plusieurs ordres. Dans l’ensemble, l’outil permet une meilleure collaboration entre membres d’une même organisation, grâce notamment à des solutions de partage de l’information, la possibilité d’éditer à plusieurs un même document de travail. Il intègre aussi des outils de communication, facilite l’échange et l’interaction. La solution Sharepoint permet d’accéder à un gain de productivité, avec des fonctionnalités de suivi des processus et des tâches, pour peu que ceux-ci aient été correctement formalisés en amont. En tant que système de gestion documentaire, il facilite l’accès à l’information utile. Centralisée, elle peut être trouvée rapidement. Ensuite, en tant que plateforme intranet complète, la solution est un vecteur de renforcement de la culture d’entreprise. Pour cela, nous proposons une personnalisation de Sharepoint, afin que l’interface soit agréable, intuitive, aux couleurs de l’entreprise, qu’elle présente les informations effectivement utiles. La solution offre les fonctionnalités d’un réseau social, à travers lequel un service RH ou marketing peut partager des news. Les employés, eux-mêmes, peuvent partager de l’information, dans une démarche de « personal branding ». La valorisation des compétences de chacun, à travers ce réseau social d’entreprise permet un meilleur partage des savoirs et connaissances au sein de l’entreprise.
Comment, à travers votre démarche, garantissez-vous des résultats effectifs ?
Comme précisé, des résultats ne peuvent être atteints que si les utilisateurs adoptent effectivement la solution. Dans notre approche, nous travaillons en premier lieu avec eux, pour définir leurs besoins, afin de pouvoir personnaliser l’outil, l’adapter pour qu’il réponde à leurs attentes. Nous nous inscrivons avec eux dans une démarche itérative, en fixant des petits objectifs, afin de pouvoir atteindre des résultats très rapidement, des « quick-wins », pour ensuite en fixer de nouveaux. Cela facilite l’adoption progressive des diverses fonctionnalités. L’utilisateur, rapidement, devient plus autonome vis-à-vis de l’outil et, au bout d’un moment, n’a plus besoin de ressources IT ou externes pour trouver des solutions aux problèmes qu’il rencontre. Se met alors en place une démarche d’amélioration continue. Les utilisateurs se rendent compte des possibilités offertes par la solution et cherchent, à travers elle, au lieu de passer par des solutions tierces, comment elle peut répondre à leur besoin. Progressivement, c’est l’organisation qui gagne en maturité, qui apprend à mieux collaborer.