Dexia Lease envoie désormais des factures électroniques à ses quelque 9 000 clients et a fait appel pour ce faire aux services d’UnifiedPost. Au cours des trois premiers mois, les clients de la société de leasing recevront encore leurs factures par la poste afin de se familiariser avec le nouveau système. Dexia Lease mise à long terme sur une réduction de deux tiers du budget nécessaire à la distribution des 12 000 factures mensuelles aux clients. Dexia Lease comprend les sociétés de leasing Dexia Lease Belgium et Dexia Lease Services, des filiales de Dexia Banque Belgique, elle-même entité du groupe européen Dexia.

L’envoi de factures en format électronique est nettement plus rapide. Le temps ainsi libéré peut être mis à profit par Dexia Lease pour encore améliorer les services à la clientèle. Par ailleurs, Dexia Lease s’attend également à recevoir moins d’appels téléphoniques de clients désireux
d’obtenir des doubles. Dexia Lease recevait presque chaque jour une dizaine d’appels de clients qui avaient perdu une facture. Elle peut désormais aiguiller les clients vers l’archive électronique où les factures sont stockées pendant dix-huit mois. Il n’est plus nécessaire de scanner les factures. En bref, c’est toute l’administration papier qui disparaît?

À la lecture des premières réactions, il semble que la grande majorité des clients ont accueilli le nouveau système avec enthousiasme. Ils peuvent en effet intégrer les factures électroniques à leur programme de comptabilité, les partager facilement avec des tiers et les stocker efficacement. Par ailleurs, les factures sont mieux sécurisées et plus faciles à rechercher
et à consulter.

Dexia Lease a décidé d’envoyer les factures par la poste pendant trois mois encore de telle sorte que les clients et Dexia Lease puissent avoir tout le temps nécessaire pour s’habituer à la nouvelle procédure. Les clients qui le souhaitent continueront à recevoir leurs factures par courrier. C’est le cas, par exemple, des clients qui ne disposent pas d’un ordinateur. Ils ne
devront pas payer de supplément pour ce service, bien que Dexia Lease espère qu’un nombre maximum de clients adopte le format électronique.

Image écologique et innovante

UnifiedPost a automatisé l’ensemble du processus de facturation pour Dexia Lease. « UnifiedPost propose la facturation électronique par le biais de différents canaux comme Isabel et Zoomit ou des solutions internes. Ce choix est d’autant plus intéressant pour nos clients », indique Joost Declerck, Directeur-adjoint de Dexia Lease. « C’est également très pratique
pour nous, car nous ne devons envoyer qu’un seul flux de données à UnifiedPost. Elle crée ensuite le document légal et l’envoi via le canal retenu par le client, en format électronique ou papier. Elle archive également les factures électroniques pendant une période légale de dix ans.
Par ailleurs, UnifiedPost propose à chaque utilisateur final une archive personnelle avec laquelle il peut gérer toutes ses factures électroniques. »

La facturation électronique renforce l’image de marque de Dexia Lease. « Technologie et innovation figurent en tête de la liste des priorités de Dexia Lease et du Groupe Dexia en général », souligne Joost Declerck. « Nous entendons également souligner notre image de pionnier en matière d’entreprenariat durable et nous y rester fidèle chaque jour. Nous sommes
la première société de leasing financier en Belgique à proposer la facturation électronique à tous ses clients. Nous espérons ainsi contribuer à réduire le gaspillage de papier. »

Fondée en avril 2000, UnifiedPost a établi son siège central à Genval et est également présente au Grand-Duché de Luxembourg. UnifiedPost est un spécialiste en gestion documentaire. Au nombre des clients d’UnifiedPost figurent Adecco Luxembourg, ALD Automotive, Athlon Car Lease, AXA Assistance, BMW Belgium, Dexia Auto Lease, Dexia Lease, Euphony, KBC Autolease, Krëfel, Q8, Randstad, Reuters, Securex, Systemat, Tele2,…