Vanessa Boyer, spécialiste Software Licensing – Fujitsu Luxembourg

La multiplication des solutions et outils logiciels en entreprise rend la gestion des licences complexes. Vanessa Boyer, spécialiste Software Licensing chez Fujitsu Luxembourg, revient sur l’importance d’utiliser un outil de gestion de licence. Il permet de garantir le respect des conditions d’utilisation, de faciliter l’assignement des licences disponibles, d’optimiser les coûts et de se mettre à l’abri de risques, notamment financier.

Quels sont les défis liés aux licences et à leur gestion pour les sociétés ?

Les processus de travail devenant essentiellement numériques, les solutions et outils mis à disposition des collaborateurs et les softwares intégrés aux processus de l’entreprise se démultiplient. Les formes que peuvent prendre les licences d’utilisation sont nombreuses. Elles varient selon les éditeurs, les contrats, passant de la souscription annuelle à l’abonnement mensuel, sans oublier l’apparition de formules « as you use » avec le cloud. La gestion de tout cet environnement est devenue extrêmement complexe. Ajoutez à cela que des fournisseurs n’hésitent pas à, régulièrement, modifier les termes et conditions d’utilisation. L’entreprise doit veiller à renouveler les licences d’utilisation et, pour cela, tenir à jour un inventaire, pour s’assurer de répondre aux règles contractuelles. Il est important d’être en mesure de garder un aperçu global du parc de licences. C’est là le rôle d’un expert en licences qui pourra surveiller ces évolutions et proposer des services d’optimisation de façon proactive, ou l’utilisation d’un outil de gestion afin de gérer au mieux les coûts CAPEX et OPEX.

Pourquoi utiliser un outil de gestion des licences ?

Gérer manuellement l’ensemble de ces licences est particulièrement chronophage. De plus, à l’échelle d’une entreprise, les processus de gestion de ces aspects sont la plupart du temps inexistants. Un outil de gestion des licences permet avant tout de structurer cette gestion. A travers lui, les informations peuvent être automatiquement récoltées et vérifiées selon un ensemble de critères préétablis. Cela représente le plus souvent un gain de temps conséquent pour l’opérateur, le gestionnaire, les services de support mais aussi les services financiers. Il est de cette manière possible de paramétrer différents profils utilisateurs adaptés à chaque logiciel déployé, de les rendre téléchargeables via un portail libre-service. On peut aussi mettre en place des procédures permettant de désinstaller automatiquement une solution qui n’a plus été utilisée depuis une période définie. En fonction des départs et arrivées de collaborateurs, il est dès lors possible de réassigner des licences de manière dynamique.

L’outil permet en outre de cibler spécifiquement les applications dont le prix est le plus élevé ou celles dont les contrats sont les plus complexes à renégocier afin d’obtenir des économies conséquentes. Enfin, la gestion adaptée et automatique permet également d’éviter les risques liés à une utilisation abusive d’un logiciel, sans avoir souscrit à une licence adaptée.

Quels sont les risques encourus résultant d’une mauvaise administration ?

Ils sont d’abord financiers. Les fournisseurs peuvent pratiquer des audits de conformité aléatoirement et sont légalement en mesure d’appliquer de fortes pénalités en cas de non-respect des diverses règles contractuelles, pouvant atteindre jusqu’à plusieurs millions d’euros.

Mais le risque est également technique. En effet, le support d’incidents et la mise à disposition de patches correctifs ou de sécurité ne sont assurés par les éditeurs qu’en cas de respect des clauses du contrat et de sa prorogation. Dès lors, les sociétés défaillantes n’auraient pour seul recours que la réacquisition des licences ou des maintenances concernées majorées de frais de régularisation.

Comment bien gérer ses licences ?

Les éditeurs majeurs mettent à disposition sur leur portail client des outils souvent trop approximatifs et donc insuffisants pour assurer la gestion complète de toutes les licences possédées par l’entreprise.

Il existe cependant des logiciels spécialisés dans l’organisation et l’optimisation du parc de licences, permettant des actions proactives, afin d’éviter des irrégularités et favoriser un usage optimal. Toutefois, leur mise en fonction peut dissuader les entreprises ne possédant pas les compétences nécessaires. C’est le plus souvent un choix d’urgence que font les sociétés face à un audit annoncé.

La solution la plus généralement choisie est de s’adresser directement à un gestionnaire de licences. Fujitsu Luxembourg a des spécialistes dédiés, qui pourront apporter des services «SAM» (Software Asset Management). Ils s’occupent alors de gérer les contrats existants et nouveaux, le renouvellement du support associé et peuvent faire bénéficier l’entreprise de leur expertise dans les négociations auprès des différents fournisseurs afin de garantir l’optimisation financière et certifier la conformité entre les parties.