La dématérialisation diminue les coûts de traitement des factures tout en offrant aux entreprises de nouveaux outils pour prévenir et détecter plus facilement les manipulations frauduleuses.

Les principaux experts de la lutte contre la fraude en entreprise estiment qu’aux Etats-Unis, les sociétés perdent chaque année près de 1 trillion de dollars en raison des manipulations frauduleuses commises par leurs propres salariés. Mais d’après Open Text, le spécialiste de la gestion de contenu pour l’entreprise (ECM), l’optimisation des processus métier et la dématérialisation, via des solutions comme SAP Invoice Management application by Open Text, peuvent considérablement aider les entreprises à accentuer leurs efforts de prévention de la fraude dans le traitement des factures fournisseurs. Ce type de fraude constitue la principale source de vol dans les entreprises.

Le cabinet PricewaterhouseCoopers estime que 61 % de la fraude dont sont victimes les entreprises provient de leurs propres salariés, qu’il s’agisse d’escroqueries dans le traitement des factures ou d’opérations frauduleuses comme la création et le paiement des fameuses coquilles vides, ces sociétés qui n’existent que sur le papier. Chaque mécanisme de fraude lors du traitement des factures – la forme la plus courante affectant les opérations sur les comptes fournisseurs, fait perdre près de 100 000 dollars en moyenne aux entreprises.

« La fraude interne a tendance à augmenter parce que bon nombre des contrôles mis en place sont inefficaces », affirme Peter Goldmann, dont la société White-Collar Crime 101 LLC propose aux entreprises des programmes de sensibilisation et de formation dans ce domaine. « Des études montrent que bien que la loi Sarbanes-Oxley ait réduit les pertes dues aux différents types de fraude interne, elle n’a pas fait diminuer le nombre de cas de fraude. »

Les entreprises découvrent en fait qu’en améliorant les processus de traitement des factures fournisseurs, elles risquent moins d’être victimes de la malhonnêteté de certains de leurs employés qui profitent des faiblesses du système pour améliorer illégalement leurs revenus personnels. Le point de départ, d’après P Goldmann et d’autres spécialistes de cette question, c’est la facture. Il s’agit souvent d’un simple exemplaire papier photocopié et transféré de multiples fois au cours du cycle facturation-paiement. Elle passe donc dans un trop grand nombre de mains, ce qui multiplie les risques de falsification du montant, de l’adresse, du numéro de bon de commande et même du nom de la société concernée.

« Il faut donc réduire ces interventions et la clé pour cela c’est la dématérialisation », affirme Tom Walker, responsable des solutions SAP AP chez Open Text. « Lorsque moins de personnes manipulent les factures, il y a moins de risques que des employés indélicats trouvent le moyen de détourner le système à leur profit. Mais la dématérialisation engendre aussi ses propres problèmes. C’est pourquoi les entreprises doivent faire très attention. En automatisant des processus inadaptés, elles ne font qu’accentuer le problème, ce qui peut leur coûter cher, voire aggraver l’illégalité. L’exemple classique est celui où seule une personne à la comptabilité fournisseurs est habilitée à réceptionner et approuver les factures. La dématérialisation peut dans ce cas faire plus de mal que de bien. »

En revanche elle peut s’avérer extrêmement efficace pour combattre la fraude en fournissant un enregistrement détaillé de chaque transaction qui peut ensuite être soumis à des programmes d’analyse des données, comme l’explique Gary Moulton, associé spécialiste des questions juridiques et du contentieux chez Deloitte. Le suivi en temps réel des transactions qui permet de détecter les factures suspectes avant tout règlement et les logiciels de contrôle qui recherchent les anomalies dans les opérations de paiement, par exemple le règlement en double d’une même facture, sont autant de moyens de prévention jugés efficaces par les entreprises.

Optimisation et dématérialisation

Mais ces solutions ne permettent pas à elle seules d’éliminer complètement les causes premières de la fraude, ces failles dans le processus qui laissent le champ libre aux agissements d’employés indélicats. Les grandes entreprises, qui traitent souvent d’énormes volumes de factures fournisseurs nécessitant une solution complète d’optimisation et de dématérialisation, peuvent s’appuyer sur l’intégration des processus métier offerte par le logiciel SAP Invoice Management. La gestion de bout en bout des factures est assurée de manière efficace et en toute sécurité selon l’approche suivante :
· Les données des factures sont capturées par reconnaissance optique de caractères (OCR) et analyse de document, sans aucune intervention manuelle ou possibilité de manipulation frauduleuse. Il suffit donc de quelques minutes pour entrer les factures dans le système, en n’importe quel point du globe. Un modèle de services partagés peut également être adopté pour faciliter la standardisation des processus.
· Une fois dans le système, chaque facture est réceptionnée selon plusieurs règles métier qui à partir des métadonnées contrôlent entre autres les montants, l’échéance, les références du fournisseur et qui est habilité à corriger les disparités.
· Les factures qui posent un doute sont marquées puis transmises automatiquement pour examen à la personne habilitée.

« Les entreprises qui utilisent déjà SAP et s’efforcent de respecter les contraintes de conformité découvriront qu’en choisissant SAP Invoice Management pour renforcer leurs processus métier, elles bénéficient également d’une solution très efficace pour éviter les types de fraude interne les plus préjudiciables », déclare Tom Walker d’Open Text.

Un logiciel de dématérialisation entièrement optimisée comme SAP Invoice Management aide les entreprises à réduire les cas de fraude dans le traitement des factures fournisseurs tout en leur permettant de renforcer de manière significative l’efficacité de leurs processus et de respecter l’obligation de conformité. Comme annoncé en novembre 2008 , SAP revend la solution Open Text de traitement des factures fournisseurs sous l’appellation SAP Invoice Management by Open Text.

Pour en savoir plus, téléchargez le livre blanc intitulé « Avoid Overlooking the Growing Fraud Threat When Planning AP Automation » écrit par P. Goldmann en collaboration avec T. Walker, disponible sur le site de la boutique en ligne de l’IAPP (association internationale des professionnels de la comptabilité fournisseurs), depuis la page www.TheIAPP.org

Vous pouvez également télécharger le podcast de P. Goldman, G. Moulton et T. Walker sur la fraude et la dématérialisation concernant le traitement des factures fournisseurs, depuis le site Web d’Open Text à l’adresse http://www.opentext.com/2/global/news-home/news-podcasts.htm et celui de SAP à l’adresse http://ecohub.sdn.sap.com/irj/ecohub/solutions/SAPVIM.