Encore trop souvent, au Luxembourg, les gestionnaires des ressources humaines sont cantonnés à des fonctions administratives, comme la gestion de la paie ou encore des congés. Ces tâches sont extrêmement chronophages si elles sont gérées manuellement. Or, elles peuvent être largement automatisées. Libérés de la gestion administrative, les gestionnaires RH, en tant que réels business partners, pourront alors mieux se consacrer à des projets de transformation de l’organisation.

Accompagner la transformation de l’entreprise

C’est un enjeu essentiel. En effet, les acteurs qui seront en mesure de relever les défis business à venir sont ceux qui miseront sur l’agilité, l’efficience opérationnelle, l’innovation. Cela passe évidemment par le digital, mais exige aussi un travail important sur l’organisation et sur l’humain. Y parvenir implique d’adopter des modèles de gestion plus transversaux, de rassembler les diverses compétences présentes dans l’entreprise au cœur d’équipes travaillant en mode projet. Les sociétés doivent aussi pouvoir évoluer plus rapidement, pour mieux coller aux besoins du marché, pour adopter plus aisément les technologies qui leur permettront de profiter d’avantages compétitifs. Au-delà de la nécessité de faire évoluer l’organisation, pour une meilleure collaboration en son sein, le recrutement et la gestion des compétences doivent être gérés de manière fine, avec une meilleur connaissance des besoins actuels et surtout à venir. Le rôle des gestionnaires des ressources humaines dans le développement du business apparait donc comme plus important que jamais. C’est pourquoi tout acteur qui souhaite s’engager dans un projet de transformation devrait commencer par digitaliser la fonction RH.

Automatiser les tâches répétitives

Les processus RH, à l’instar de nombreux autres processus business, peuvent être automatisés. Le calcul de la paie, la mise sous pli et la distribution des fiches de salaires, la réception des demandes de congés et leur validation, la gestion des absences et des maladies… toutes ces tâches prennent du temps et, si elles sont nécessaires, créent peu de valeur business. Les automatiser permet aux gestionnaires des ressources humaines de se concentrer sur d’autres enjeux stratégiques pour l’entreprise, centrés sur l’humain, l’évolution de l’organisation du travail, la gestion du changement et des compétences.

Dans un contexte de transformation digitale, le rôle des gestionnaires des ressources humaines devrait être de permettre au business d’atteindre plus rapidement ses objectifs. En tant que partenaires de la gestion de l’entreprise, c’est à eux de trouver les moyens de faire évoluer l’organisation, de faciliter la collaboration, de susciter l’adhésion des salariés au projet d’entreprise, de faire évoluer les compétences pour garantir une plus grande efficience de tous dans un nouvel environnement. Tout cela ne va pas de soi.

Rendre l’information disponible

Aujourd’hui, à travers un portail d’entreprise par exemple, l’information RH peut être plus facilement partagée auprès du personnel. Un portail RH doit permettre à chaque collaborateur de consulter son solde de congés, d’introduire une demande de congé, de télécharger sa ou ses dernières fiches de salaire, de prendre connaissance des plannings, de signaler une absence pour maladie ou un changement d’adresse, d’uploader un certificat. De cette manière, il est possible de libérer les gestionnaires des ressources humaines de très nombreuses demandes récurrentes. L’information est directement consultée ou modifiée par le collaborateur via un portail RH. Derrière, des processus automatisés peuvent être mis en place, par exemple pour permettre à un manager de valider une demande de congé sans passer par les RH.

Accélérer les démarches de recrutement

Le digital peut aussi soutenir les ressources humaines dans leur démarche de recrutement, en leur permettant d’être plus proches des besoins de chaque équipe. Avec une meilleure connaissance des besoins, la gestion des candidatures peut être grandement améliorée. Un enregistrement des informations utiles dès réception du CV, par exemple, doit permettre un meilleur suivi par les managers. La gestion de la communication avec les candidats peut être facilitée, permettant d’importants gains en réactivité. Alors que les bonnes compétences sont rares, il serait dommage de laisser passer l’occasion de recruter la bonne personne simplement parce que la communication entre les managers et les RH n’est pas suffisamment efficiente. Les processus liés au recrutement peuvent aussi être automatisés – comme le mail de réponse à une candidature, l’envoi de la convocation à un interview ou à se présenter au premier jour, l’établissement du contrat, la préparation des droits d’accès.  Soulagé de certaines démarches administratives, un responsable RH pourra mieux accompagner l’intégration du nouvel arrivé dans l’entreprise, pourra travailler sur les valeurs. Au final, c’est la marque employeur qui devrait en sortir grandie.

Le digital au service de l’humain

De la même manière, le suivi des formations et des évaluations peut lui aussi être amélioré grâce à des solutions digitales de gestion RH.

Le digital se place au service des gestionnaires des ressources humaines pour, justement, leur permettre de se concentrer sur le collaborateur, ses aspirations et préoccupations, afin que chacun puisse s’épanouir au sein de l’entreprise et la faire évoluer.