Appartenant au groupe TOTAL, Motorway Luxembourg S.A. gère un réseau de 21 stations-service de la marque dans tout le pays. Dans chacune de ces entités, le client peut s’approvisionner en carburant pour véhicules légers ou poids lourds. Il peut également profiter des shops de l’enseigne, de petites épiceries proposant différents produits alimentaires dont certains sont préparés sur place.

Quelque 300 personnes sont employées par Motorway au Grand-Duché. Pour gérer le temps de travail de ses équipes et le paiement de leurs salaires de manière optimale et automatisée, l’entreprise fait confiance à SD Worx et Protime depuis 2014.

Gérer le temps de travail et le calcul des salaires de 300 collaborateurs requiert rigueur et efficacité de la part du département des ressources humaines. Désireux d’améliorer ses processus dans ce domaine, Motorway Luxembourg S.A. a choisi de collaborer avec des prestataires RH externes : SD Worx et sa filiale Protime.

D’un processus RH manuel à une solution automatisée

« Auparavant, nous utilisions des fichiers Excel dans chacune de nos stations. Nous n’avions pas de pointeuse. Chaque manager était chargé d’encoder à l’ordinateur les shifts effectués par le personnel. Ces données de prestation étaient ensuite remontées au siège de Motorway. L’équipe RH s’occupait alors des calculs nécessaires : horaire de jour et de nuit, congés, jours fériés, heures supplémentaires,… Enfin, ces différentes informations étaient transmises à notre fiduciaire qui établissait les fiches de paie, explique Romain Charpentier, Adjoint au Directeur de Motorway. Nous étions donc dans un processus essentiellement manuel ou, tout au plus, semi-automatisé à travers Excel. »

« Les prestations de chaque collaborateur sont claires et les calculs de salaire justes »

Pour Motorway, cette situation présentait divers inconvénients. « Nous n’avions pas de contrôle direct sur les prestations effectuées par les employés. Tout se jouait à la confiance, précise Romain Charpentier. Les managers, de leur côté, consacraient un temps important à remplir ces fiches à la main. Quand on sait que certaines stations-service emploient jusqu’à 40 personnes, imaginez comme la tâche pouvait être chronophage… » En outre, la solution utilisée jusqu’alors présentait des risques de calcul importants. « Nous avions fréquemment des erreurs par rapport aux temps de travail, qui nécessitaient ensuite de nouveaux calculs et de nouveaux paiements », commente l’Adjoint au Directeur.

Un logiciel adapté aux pratiques quotidiennes de l’entreprise

Pour pallier cette situation, Motorway a cherché à implémenter une solution automatisée de mesure du temps et de calcul des salaires. L’objectif était multiple : minimiser les erreurs, diminuer les flux et automatiser les processus afin d’alléger la charge de travail des managers et des collaborateurs RH.

Le cahier des charges était très précis. « Nous souhaitions une solution disponible en français et en allemand, pour répondre aux pratiques linguistiques de nos différentes stations. Nous recherchions également une application flexible, qui puisse facilement être intégrée à SD Worx, notre partenaire pour la gestion des salaires, et qui puisse s’adapter aux spécificités de notre entreprise », souligne Romain Charpentier. Le personnel de Motorway est en effet régulièrement amené à travailler de nuit et à tourner de site en site, complexifiant le calcul salarial.

« Protime et SD Worx nous permettent de nous concentrer sur notre cœur de métier »

Protime, en collaboration étroite avec SD Worx, est apparue comme la solution répondant à ces différentes exigences. « Protime et SD Worx ont su nous proposer une application qui intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à notre entreprise, rapidement. En moins d’un an, la solution était développée, testée puis déployée. »

Une solution modulable et évolutive

Aujourd’hui, les employés de Motorway utilisent une badgeuse qui enregistre leurs prestations. Ces horaires sont directement remontés dans le logiciel Protime qui clôture les prestations en fin de mois. L’équipe RH intervient seulement pour détecter d’éventuelles anomalies. Une fois la clôture validée, les fichiers sont extraits de Protime et envoyés à SD Worx qui se charge d’effectuer le calcul salarial et d’établir la fiche de paie.

Séduit par cette première solution mise en œuvre, Motorway a par la suite ajouté le module ProNet. Ce dernier permet aux salariés d’effectuer leurs demandes de congé, de consulter leur solde de jours de congé ou les absences de leurs collègues en ligne, en mode self-service. « La solution est complètement intégrée dans Protime. Elle permet d’accélérer, améliorer et automatiser certains de nos processus RH, réduisant ainsi le risque d’erreur. »

Des équipes plus efficaces

La collaboration entre SD Worx et Protime s’est révélée très efficace. Si la nouvelle solution a nécessité une période d’adaptation de la part des employés, elle a rapidement permis à l’entreprise de simplifier et d’automatiser ses flux de gestion du temps. « Nous n’avons pratiquement plus jamais d’erreurs dans le calcul des prestations et des salaires. Nous ne rencontrons plus de problèmes liés aux mutations des collaborateurs entre les stations. Nous avons aussi une vraie transparence par rapport aux temps de travail, il n’y a plus de discussions liées à cela, confie Romain Charpentier. L’équipe RH, comme les managers de station, possèdent une vue globale et maîtrisée des prestations. Ils gagnent un temps précieux et peuvent se concentrer sur d’autres tâches essentielles de leur métier, améliorant les performances de notre société. »

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