TRANSFORMATION & ORGANISATION
Faire de l’archivage électronique un moteur de performance
Les opportunités promises par la loi sur l’archivage électronique peinent à voir le jour. Selon KPMG, les bénéfices de son application ne seraient pas assez directement perceptibles pour l’entreprise. Afin d’aider les acteurs à profiter de toutes les opportunités liées à la gestion de l’information dans une ère digitale, KPMG a développé une structure proposant de nouvelles solutions au services des entreprises.
June 27, 2016
Les opportunités promises par la loi sur l’archivage électronique peinent à voir le jour. Selon KPMG, les bénéfices de son application ne seraient pas assez directement perceptibles pour l’entreprise. Afin d’aider les acteurs à profiter de toutes les opportunités liées à la gestion de l’information dans une ère digitale, KPMG a développé une structure proposant de nouvelles solutions au services des entreprises.
Par Sébastien Lambotte pour le hors-série ITnation-Luxemburger Wort 2016
“Se débarrasser du papier, de la gestion de ces archives rapidement volumineuses, est une chose. Mais ce n’est pas suffisant…”
L’entreprise paperless a longtemps relevé d’un idéal inaccessible. Pourtant, les systèmes de gestion électronique des documents ont démontré leur efficience depuis longtemps. Le problème est que, jusqu’il y a peu, la législation n’octroyait aucune valeur juridique au documents numérisés ou établis sous format électronique. La loi du 25 juillet 2015 change la donne… En effet, elle reconnaît la valeur juridique des documents électroniques pour peu que ceux-ci soient numérisés et archivés selon des conditions clairement établies. « A partir de là, une fois qu’un document a été numérisé et archivé correctement, le document papier peut être détruit, commente Michael Hofmann, responsable de la nouvelle entité PSF de KPMG à Luxembourg, dont l’objet principal est de prendre en charge la partie IT, et les processus métiers de nos clients qui y sont associés. »
Nouvelles perspectives
« Cette loi ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises et crée même un nouveau métier en instaurant le statut de prestataire de services de dématérialisation ou conservation des documents (PSDC). » En la matière, le Luxembourg s’est une fois de plus voulu pionner. Force est toutefois de constater que le marché n’a pas bougé comme espéré depuis l’adoption de la loi. « Le problème est que les entreprises qui pourraient en profiter ne perçoivent pas suffisamment la valeur ajoutée d’une telle démarche au regard des investissements et des changements organisationnels que cela nécessite », commente Michael Hofmann.
Les bénéfices de la dématérialisation, et c’est le propos de KPMG, ne sont effectifs que si l’on va plus loin que le simple fait de numériser des documents existants. « Se débarrasser du papier, de la gestion de ces archives rapidement volumineuses, est une chose. Mais ce n’est pas suffisant… », concède Michael Hofmann, pour qui la gestion de l’information à l’ère digitale doit être trans- formée à l’échelle de l’organisation. « Par exemple, pour ouvrir un compte, il faut toujours signer une quantité importante de documents, délivrer à travers eux de nombreuses informations, qui seront analysés à de nombreux niveaux par la suite », poursuit-il.
Transformer les processus
«Plus que de simple dématérialisation des formulaires en papier existants, c’est l’ensemble du processus de collecte de l’information qui devrait être repensé pour offrir à l’utilisateur une expérience améliorée. »
Pourquoi ne pas faire un meilleur usage de la carte d’identité électronique, ou encore des technologies de reconnaissance vidéo, pour identifier un client derrière un écran ? « Au-delà, les étapes de saisie des données, de validation des demandes peuvent être plus automatisées… Ce n’est que de cette manière que les acteurs pourront réaliser des économies », explique Michael Hofmann. L’information étant mieux gérée à l’échelle de l’entreprise, celle-ci sera plus en mesure d’offrir des services à haute valeur ajoutée à ses clients, à moindres coûts. Le défi est de taille, mais essentiel. KPMG, pour mieux accompagner les acteurs économiques dans ce domaine, vient de créer une nouvelle entité indépendante sous la forme d’une PSF, qui propose et gère des services opérationnels pour mettre en œuvre ces nouvelles approches.