Réduire les coûts et les risques liés à l’exploitation des logiciels, c’est la promesse faite par la fonction de software asset management. Yves Reginster, à travers la société Aphely, a créé un nouveau service dédié à cette pratique. Pour vous permettre d’épargner des sommes d’argent considérables.

L’exploitation d’un logiciel n’est pas sans risque. Une non-conformité des licences révélée par un audit commandité par un éditeur, par exemple, peut coûter cher, très cher. Or, au niveau de parcs applicatifs complexes, qui évoluent en fonction des besoins, l’acquisition des licences et leur suivi exigent une certaine rigueur… qui est rarement au rendez-vous.

Prévention et optimisation

“Le risque, en la matière, est qu’un audit commandité par éditeur révèle des non-conformités qui peuvent coûter très cher”

C’est pour soutenir les acteurs à ce niveau qu’est née la fonction de software asset management. « Nous intervenons chez le client en vue de réaliser une analyse de l’existant, la manière dont sont utilisés les logiciels, les accords passés avec l’éditeur, en vue de voir si tout est conforme », précise Yves Reginster. Cet ancien directeur d’eProseed vient de rejoindre la société Aphely, au sein de laquelle il développe une nouvelle business unit dédié à la gestion de l’utilisation des softwares. Auprès de ses clients, sa mission est de s’assurer que l’exploitation d’une solution informatique est conforme aux exigences inhérentes à son utilisation. « Le risque, en la matière, est qu’un audit commandité par éditeur révèle des non-conformités qui peuvent coûter très cher. Dans le marché actuel, il y a de forte chance que l’on se fasse auditer une fois tous les trois ans », ajoute Yves Reginster.

Gérer tout au long du cycle de vie

“Disposer de règles et processus clairs permet de se mettre à l’abri de problèmes juridiques et de réduire les coûts liés à l’exploitation des licences”

En outre, un état des lieux opéré par un software asset manager permet de mettre en place des règles et processus liés à l’utilisation des logiciels tout au long de leur cycle de vie, de l’acquisition de la licence d’utilisation au dé-commissionnement du logiciel en fin de vie, en passant par exemple par le maintien du contrat de support. « Disposer de règles et processus clairs permet de se mettre à l’abri de problèmes juridiques et de réduire les coûts liés à l’exploitation des licences, poursuit Yves Reginster. Il ne sert à rien de continuer à payer pour des logiciels qui ne sont plus exploités ou sous-exploités. »

C’est en étant indépendant de tout revendeur, éditeur ou de toute technologie, que le consultant offre ce service. Si, au regard de sa carrière, il dispose d’une vraie expertise liée aux technologies Oracle, il développe son activité sans entretenir de liens avec le fournisseur. Cette expertise lui sert cependant à mieux servir ses clients. Sur d’autres technologies, il développe aussi des partenariats, notamment avec la société néerlandaise B-Lay.

Levier d’optimisation conséquent

“Une simple intervention auprès d’une structure importante a déjà permis à mes clients d’épargner des sommes conséquentes. On parle de millions d’euros”

Le potentiel d’optimisation des coûts, avec une approche de software asset management, est considérable. « Plus la société est importante, plus les risques et les coûts liés à l’exploitation des licences sont énormes. Une simple intervention auprès d’une structure importante a déjà permis à mes clients d’épargner des sommes conséquentes. On parle de millions d’euros…,» poursuit-il.« Le retour sur investissement est direct, que l’on parle d’une dizaine de licences ou d’un parc applicatif nettement plus important. »

Il y a un caractère préventif dans l’approche, pour se prémunir des risques liés à un audit. Mais, au-delà, un acteur qui maîtrise son parc applicatif est en meilleure position pour négocier avec un fournisseur au moment de l’acquisition de licences ou de renouvèlement technologique. D’autre part, en disposant de la connaissance des besoins, mais aussi des termes et conditions liés à l’utilisation d’une technologie, il sera en mesure de mettre en place une stratégie de développement des logiciels plus adaptée et d’opérer des choix appropriés. En vue d’optimiser son parc et de réduire ses coûts, c’est une étape préalable indispensable.