Jeudi 17 septembre dernier, la FedISA organisait une conférence à la BCEE sur la nouvelle loi de dématérialisation et de conservation des documents. Près de 200 personnes y ont participé et beaucoup de questions ont été soulevées pour cette loi qui s’est beaucoup faite attendre. L’évènement s’est déroulé sous forme d’une table ronde en mode questions – réponses dans une atmosphère bon enfant sous la modération de Lucas Colet (Président de FedISA Luxembourg) et Jean Brisbois (Vice-Président de FedISA Luxembourg).

Votée au début de l’été, la loi sur l’archivage électronique, la numérisation et la conservation des documents régit les conditions de reconnaissance et de la valeur juridique des documents numérisés et numériques. Avec elle est créé le statut de Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC). Un nouveau moyen pour garantir la conformité, l’intégrité et l’authenticité des documents électroniques dans le temps.

Un intérêt grandissant depuis près de 10 ans

Premier pas concret vers la dématérialisation et le paperless, le statut de PSDC sera accordé sur certification par un organisme d’évaluation de la conformité lui-même accrédité par l’OLAS. Alain Wahl, Chef du Département de la confiance numérique, ILNAS, a indiqué que la surveillance des PSDC, au minimum semestrielle, est confiée à l’ILNAS. Cette double garantie (certification et surveillance) est le gage du sérieux de cette nouvelle profession réglementée. A ce jour, aucune société ne dispose encore de ce statut mais quelques-unes ont (ré)affirmé leur intérêt (comme Numen et Labgroup présents lors de cet événement FedISA). D’autres, comme Fujitsu et Vectis ont mis leurs forces en commun pour aider le marché à structurer offre et demande en matière d’archivage.

Quand certains s’y préparent depuis de nombreuses années, d’autres venaient chercher des réponses. Si l’ILNAS se dit prêt à étudier chaque candidature pour cette nouvelle activité, elle rappelle que les sociétés désirant conserver (PSDC-C) ou dématérialiser (PSDC-D) des documents pour le secteur financier devront d’abord être certifiées selon la règle technique d’exigences et de mesures pour la certification des PSDC, avant de demander un des nouveaux agréments PSF (29-5 pour la dématérialisation et 29-6 pour la conservation)..

Pourquoi devenir PSDC ?

Numériser et archiver sont des compétences qui existent et sont exercées depuis longtemps. Le statut de PSDC ne révolutionne pas la technique mais donne simplement des garanties légales longtemps attendues., Jean Racine, secrétaire général de FedISA et Chief Business Development Officer à Labgroup a rappelé que «L‘archivage par unPSDC ne donne pas valeur à un document, il la conserve. »

Pour des acteurs déjà actifs sur ces métiers, la question ne se pose pas, il faut devenir PSDC-C ou D, voire les deux. La question est plutôt, ‘à quel prix’ ? Et surtout, doit-on devenir PSDC ou surtout PSDC PSF ? La certification représente un fort investissement mais ouvre l’accès vers bien plus de clients.

Et David Gray, Deputy General Manager de Numen d’ajouter : « Il faut calculer la balance entre les coûts d’archivage et de classement et le gain de temps de recherche et de classement. Mais être PSDC c’est aussi faciliter le knowledge management pour utiliser les connaissances archivées et gagner en harmonisation. Ce n’est pas seulement un gain de mètre carré. »

Des documents à ‘confiance augmentée’?

Si la loi se veut technologiquement neutre, les intervenants conseillent aux entreprises d’être prudentes « la sécurité est la clé dans le processus PSDC » rappelle Cyril Pierre-Beausse, citant quelques points importants à vérifier sur le contrat qui liera les clients à ce prestataire de service :

• Préciser les garanties de confidentialité et de disponibilité des données ;
• décrire la chaine de dématérialisation et de conservation (étapes, formats d’archivage, technologies utilisées comme la cryptographie, contrôle qualité et lequel, etc.) ;
• se renseigner sur les conditions de destruction des fichiers numériques ;
• déterminer s’il existe une signature électronique ou un cachet d’entreprise sur les archives pour en garantir l’intégrité et leur donner une date certaine,
• la garantie de réversibilité des données, par exemple la possibilité de faire sortir ses archives du prestataire quand le client le désire.

Reconnaissance à l’étranger

Si un PSDC doit être surveillé par l’ILNAS à Luxembourg, rien n’empêche une entreprise étrangère d’obtenir ce statut pour travailler au Grand-Duché. PSDC reste un acronyme luxembourgeois mais la place espère que cette sécurité supplémentaire rayonnera à l’étranger. Le PSDC soutient ainsi l’ambition de faire du pays un coffre-fort numérique.

Un Livre Blanc est en préparation au FedISA avec tous ses membres ainsi qu’un autre événement la deuxième quinzaine d’octobre sur la destruction des données. Pour plus d’informations, rendez-vous sur fedisa.lu