Dans beaucoup d’entreprises, trouver une salle de réunion peut s’avérer être un exercice laborieux. Ces espaces sont souvent prisés… et pas toujours bien occupés. Il n’est pas rare de voir deux personnes accaparer une salle qui peut en accueillir dix. Avec le développement du télétravail, la personne réservant un espace collaboratif joint souvent à l’invitation de ses collègues un lien pour se connecter en visioconférence. Si bien qu’il arrive que des salles de réunion soient indisponibles alors que personne ne les occupe, tous les participants se trouvant à distance. On considère qu’environ 40 % des espaces de réunion ne sont pas occupés alors qu’ils ont été réservés ou qu’ils le sont mal. Ces situations peuvent entraîner des frustrations auprès de celles et ceux qui cherchent désespérément une salle pour échanger avec un client ou un partenaire.

La technologie au service de la gestion des espaces collaboratif

Heureusement, la technologie permet aujourd’hui de contribuer à une meilleure gestion des espaces. L’application CONDECO, que nous avons mise en œuvre au sein des installations du groupe POST (dont DEEP fait partie) et chez plusieurs clients, est un allié de premier choix pour réserver et gérer les salles de réunion.

Accessible depuis une interface web ou via une application mobile, cette solution permet de réserver facilement les salles de réunion en temps réel, mais aussi de les gérer de manière dynamique. À l’entrée de la salle de réunion, des tablettes associées à l’application permettent de renseigner le statut de la salle. Une lumière LED rouge signale qu’elle est occupée. Un signal vert indique qu’elle est libre. L’écran permet de préciser qui occupe le lieu ou qui l’a réservé.

L’un des avantages de la solution, au-delà de l’information qu’elle fournit, réside dans la possibilité qu’elle offre de réserver une salle à la volée, depuis l’écran de la tablette, à partir d’un badge d’accès RFID (lorsque les collaborateurs en disposent) ou de son application mobile. Il est aussi possible pour les utilisateurs de prolonger l’occupation d’une salle d’un quart d’heure, d’une demi-heure ou d’une heure, si la disponibilité le permet.

Pour faciliter les échanges, cette application s’interface facilement avec des outils comme Microsoft Exchange ou l’Active Directory d’une entreprise.

Libérer automatiquement les salles lorsqu’elles ne sont pas occupées

L’application offre d’autres fonctionnalités intéressantes. Le badge permet à l’utilisateur de signaler sa présence (check-in), mais aussi de signifier le moment où il libère la salle. En associant la solution à des capteurs de présence, il est aussi possible de libérer une salle réservée au bout de 15 minutes s’il s’avère que personne ne l’occupe. De cette manière, une salle peut être mise à disposition d’autres utilisateurs qui en auraient besoin.

La solution peut aussi être utilisée dans le cadre de salles de réunion partagées entre plusieurs sociétés, sur divers sites, comme peuvent par exemple le proposer des promoteurs immobiliers aux occupants de divers immeubles. CONDECO offre aux utilisateurs de plusieurs entreprises la possibilité de réserver les salles à distance. Grâce à elle, on peut envisager une meilleure utilisation des espaces.

Faciliter la gestion des postes de travail à distance

La solution répond aussi à un besoin des entreprises qui offrent une plus grande flexibilité à leurs collaborateurs, en leur permettant de faire du télétravail ou encore de travailler depuis un bureau décentralisé, plus proche de leur domicile que le siège de l’entreprise établi dans le centre du pays. Pour accompagner ce nomadisme accru des équipes et soutenir une organisation du travail hybride, il faut donner la possibilité à chacun de réserver son poste de travail en fonction de l’endroit où il souhaite se rendre.

L’application CONDECO permet de le faire très facilement. Le collaborateur souhaitant se rendre sur un site à la frontière peut, la veille par exemple, réserver un poste de travail si la disponibilité le permet. La solution peut être paramétrée en fonction des règles régissant le travail à distance à l’échelle de l’entreprise. Par exemple, si chaque collaborateur peut travailler deux jours par semaine depuis un site distant, l’application gère ces quotas. Le travailleur frontalier qui souhaiterait travailler un troisième jour de la semaine depuis un bureau proche de la frontière n’aura pas la possibilité de réserver un poste de travail. Il lui faudra soit se rendre au siège de l’entreprise, soit demander à pouvoir télétravailler.

Dans ce contexte aussi, il est possible de mettre en place des solutions de check-in ou check-out, pour s’assurer que ces postes de travail à distance, de plus en plus convoités, sont bien utilisés. Une telle configuration permet de garantir que chaque collaborateur aura la possibilité, au même titre que les autres, de travailler à distance.

Une solution facile à déployer

La solution CONDECO répond à de nombreux enjeux inhérents à la transformation des espaces de travail et à l’évolution de l’organisation des entreprises. Accessible en mode Software as a Service, elle est facile à déployer et peut être aisément interfacée avec d’autres systèmes de l’entreprise, comme un active directory ou une solution Microsoft Exchange, afin de donner les accès aux utilisateurs et mieux partager l’information à l’échelle de l’organisation. Si l’on s’en tient à un usage de base, avec la mise en œuvre de la version software, elle peut être mise en œuvre en moins d’un mois.

Une configuration qui inclut les tablettes CONDECO (ou d’autres) à l’entrée des salles de réunion ou encore des capteurs de présence exigera de mettre en place des éléments techniques et peut prendre un peu plus de temps.

Au-delà du déploiement technique de la solution, la mise en œuvre de ces outils implique aussi de prendre le temps de bien communiquer auprès des utilisateurs, de les former, pour assurer une bonne compréhension du fonctionnement de la solution et des règles garantissant une utilisation respectueuse par chaque personne concernée.