Principal opérateur alternatif de distribution de courrier et de colis au Luxembourg, DC Postal a mis en œuvre le progiciel Kolibrys pour l’accompagner dans la gestion de ses relations commerciales, mais aussi tout au long du processus de livraison et de gestion des stocks. L’outil, qui supporte l’ensemble de l’activité, constitue un réel levier d’amélioration de la performance de l’entreprise. Par Sébastien Lambotte

Chaque année, DC Postal distribue quelque 4,5 millions de courriers et livre 250.000 colis chez les particuliers ou dans les entreprises. « Nous sommes le deuxième opérateur postal au Luxembourg, avec une activité qui se développe d’année en année depuis la libéralisation du marché », explique Eric Boutez, responsable de DC Postal. L’entreprise compte aujourd’hui une centaine d’employés, parmi lesquels une cinquantaine de chauffeurs, des manutentionnaires et responsables du tri, des agents de contrôle et administratifs.

Soutenir l’ensemble du processus opérationnel

Pour accompagner sa croissance, DC Postal a fait le choix de mettre en œuvre la solution logicielle Kolibrys, éditée par la société luxembourgeoise G-Sys. « Par le passé, nous avions un petit programme indépendant qui facilitait la gestion des colis. Toutefois, il devenait obsolète et exigeait d’importants développements. A côté de celui-ci, nous disposions d’un autre programme pour la facturation. A l’heure de repenser notre informatique, nous avons cherché une solution intégrée et avons trouvé Kolibrys, avec l’avantage qu’il nous accompagne tout au long du processus opérationnel, de la commande à la facturation, en passant par le suivi des colis et de la livraison, la gestion des stocks… », poursuit Eric Boutez.

Une réponse adaptée à chaque besoin

DC Postal a donc trouvé un logiciel, qui a pu être adapté à ses besoins, pour supporter l’ensemble de son activité et l’accompagner dans ses développements futurs. Le métier de distributeur postal évolue, comme de nombreux autres d’ailleurs. L’informatique doit lui permettre de se transformer, d’assurer une plus grande qualité de service et de répondre aux nouvelles exigences des clients. « Kolibrys a apporté des réponses à des problématiques spécifiques. Nous assurons par exemple la livraison de colis contre paiement à la réception. Cela implique une double facturation. Notre client doit nous payer pour la livraison alors que nous devons lui retourner la somme perçue pour le bien livré. La gestion des flux, dans ce contexte, demandait pas mal d’effort de réconciliation. Au départ de Kolibrys, et grâce à une bonne compréhension de nos besoins par les équipes de G-Sys, nous avons pu largement automatiser le processus », assure le responsable de DC Postal.

Traçabilité accrue

Intégrant une nomenclature complexe des prestations et services offerts par DC Postal, Kolibrys soulage grandement les efforts administratifs et comptables à fournir. « L’outil est dynamique et nous a permis d’abandonner, sans regret, les tableurs qu’il nous fallait croiser pour facturer nos clients. En outre, il offre de nombreuses possibilités dans la gestion des stocks, la préparation des livraisons et leur suivi. » Chaque produit ou courrier est étiqueté à la réception, entreposé à un endroit précis, indiqué par le logiciel en fonction du lieu où il doit être acheminé. « Cela facilite la logistique, le travail des agents au tri et des chauffeurs, qui disposent tous d’une tablette et d’une application Kolibrys, qui les soutient dans leur parcours. L’outil permet un suivi en temps réel des colis, mais réduit considérablement le risque d’erreur ou de perte », poursuit Eric Boutez. La solution, à travers la fonctionnalité baptisée Track&Trace au niveau de DC Postal, permet aux clients de l’opérateur de suivre leur colis via le site internet. Elle intègre un système de tracking qui, grâce la connectivité des tablettes qui accompagnent chaque livreur, permet de savoir très précisément et en temps réel où est chaque colis. Kolibrys permet de récupérer les informations de la vie du colis de son arrivée jusqu’à sa livraison et donc, par ce biais, de transmettre les informations à travers le site internet dcpostalservice.lu.

DC Postal gère en outre le stock et la logistique d’acteurs e-commerce. Cette activité est elle aussi entièrement supportée par le logiciel.

Des bénéfices tangibles

Quand DC Postal a commencé à discuter avec G-Sys de sa solution, le module « transport », qui permet le suivi des colis, n’existait pas encore. « Nous avons eu la chance de trouver en face de nous un interlocuteur ouvert, capable d’assurer un développement de qualité pour répondre à nos attentes, poursuit Eric Boutez. Cette mise en œuvre a pris du temps. Mais nous disposons aujourd’hui d’un outil qui, avec une base flexible en matière de gestion et de traitement des données, nous permet de facilement faire évoluer notre activité. Kolibrys nous a permis d’accéder à un contrôle amélioré, à des gains de temps et, surtout, d’éviter la redondance de l’information qui, souvent, conduit à des erreurs. Vis-à-vis de l’outil, nous sommes indépendants et autonomes. Je peux facilement développer un nouveau produit ou service ou encore intégrer un nouveau client, sans avoir à recourir aux équipes de G-Sys. »