Depuis 2011, le bureau d’études luxembourgeois s’appuie sur le logiciel GESALL pour améliorer sa gestion comptable. Cet été, Schroeder & Associés a décidé de mettre en oeuvre le module BOOMERANG afin de soutenir une politique efficace concernant les factures impayées.
Figurant parmi les principaux bureaux d’ingénieurs-conseils au Luxembourg, Schroeder & Associés met une vaste palette d’expertises au service des projets de construction ou encore d’infrastructure sur l’ensemble du territoire national. Avec ses 450 collaborateurs, l’entreprise se mobilise au quotidien pour bâtir un monde durable, intégrant les enjeux sociaux et environnementaux au coeur des projets qu’elle accompagne et contribuant, de manière positive et constructive, à la transformation de la société.
Mener à bien cette mission implique, avant tout, de bien veiller sur ses équipes, de les rémunérer correctement, en temps et en heure. “Au sein d’une entreprise de notre envergure, qui compte une grande diversité de profils, la gestion de la paie revêt une certaine complexité, reconnaît Mme Bertemes, Chef d’unité Finances au sein Schroeder & Associés. Nous comptons en effet 450 collaborateurs, avec 430 contrats à durée déterminée ou indéterminée et une vingtaine de
stagiaires en moyenne sur l’année. Dans ce contexte, notre équipe RH doit veiller sur les entrées et sorties, maintenir les données de chacun à jour et adapter le calcul des salaires en tenant compte des congés de parentalité, de maternité ou de maladie.”

Une solution évolutive

Schroeder & Associés a notamment vécu l’évolution de GESALL.WIN vers GESALL.NET, la nouvelle génération du logiciel. “Les équipes de Proximus NXT ont veillé à moderniser l’outil dans l’optique de rendre l’interface plus agréable pour les utilisateurs et de soutenir plus efficacement les personnes chargées du suivi administratif au quotidien, poursuit la responsable.
GESALL est un outil complet, qui s’adapte facilement aux besoins de l’entreprise. Il nous permet d’établir efficacement nos états financiers ou encore de saisir de manière simple et rapide les opérations. On peut, à travers lui, suivre avec précision l’évolution de notre comptabilité et de nos performances financières. Au-delà, il permet d’établir efficacement l’ensemble des déclarations à effectuer auprès des administrations, en nous assurant de le faire conformément aux
exigences réglementaires.”

Un outil adapté aux besoins de l’entreprise

Depuis plus de douze ans, Schroeder & Associés peut compter sur les équipes de Proximus NXT en charge du développement de la solution pour répondre à chaque besoin spécifique. “Au niveau de la facturation, de la saisie des données ou encore des indicateurs que l’on souhaite obtenir, chaque organisation est différente, assure Mme Bertemes. Il est important pour nous, et très apprécié par ailleurs, de pouvoir nous appuyer sur un partenaire qui est proche de nous, qui comprend et qui met tout en oeuvre pour trouver des solutions à nos besoins.”

Automatiser les relances

GESALL facilite aussi le suivi des paiements grâce à une interconnexion avec nos comptes en banque via Multiline. Récemment, Schroeder & Associés a choisi de déployer GESALL BOOMERANG, le module dédié aux relances des factures impayées. “Pendant la période du COVID19, nous avons été confrontés à des retards importants au niveau des paiements. Nous avons alors décidé de mettre en oeuvre une procédure de relance des clients plus systématique.
En outre, sur une dizaine d’années, le nombre de nos collaborateurs a quasiment doublé. Ces développements impliquent aussi d’opérer un suivi plus rigoureux” explique Mme Bertemes. En juin dernier, au regard de l’effort nécessaire pour effectuer ce suivi, la décision a été prise d’automatiser le processus.

Au plus près des besoins des employés

Le module de relance GESALL BOOMERANG permet à l’équipe en charge du suivi des factures de gagner beaucoup de temps et à l’entreprise d’améliorer la gestion de sa trésorerie. “Avant, nous établissons les rappels à la main. Cela pouvait occuper une personne un ou deux jours par mois. Désormais, l’opération prend tout au plus deux heures, explique Patricia Melo, en charge du suivi. En outre, la solution est paramétrable et permet de personnaliser les courriers de re-
lance, notamment au niveau du ton. Si la première relance reste courtoise, on peut se permettre un ton plus sec au troisième rappel.”
En s’appuyant sur GESALL et les possibilités qu’offrent le logiciel, Schroeder & Associés entend poursuivre la transformation digitale de sa gestion comptable. Un des enjeux à venir sera de mettre en œuvre une organisation “paperless”

« À l’époque, nous cherchions une solution pouvant nous soutenir dans la gestion de la comptabilité, qui soit flexible et qui tienne compte des normes comptables du pays. GESALL, la solution dédiée au marché luxembourgeois, répondait précisément à ces exigences. Au fil des années, nous avons vu le logiciel évoluer, s’enrichir, pour à la fois répondre à nos divers besoins et considérablement améliorer notre gestion comptable tout au long de l’année.»
MARCELLE BERTEMES – Chef d’unité finances

Retrouvez le cas client complet : https://www.proximusnxt.lu/fr/schroeder-associes/gesall