La Loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique définit un cadre légal en matière de dématérialisation et de conservation de documents nés-numériques ou dématérialisés. La Loi énumère les conditions auxquelles un établissement doit répondre, pour devenir un acteur de confiance dans ces activités, et bénéficier d’un renversement de la charge de la preuve.

Par Sébastien Lambotte pour l’édition ITnation Mag Octobre 2015

Tout est dans la nuance : désormais un juge a le devoir de prendre en compte une preuve sous sa forme numérique. De plus, l’original matériel (souvent sous forme de papier) n’a plus une
« plus grande valeur ». Si en plus le document a été géré par un PSDC, il est égal à l’original sauf preuve contraire : en cas de litige sur sa forme ou son contenu, c’est à la partie adverse de prouver que le document restitué n’est pas conforme à l’original.

L’intérêt pour les entreprises

Voilà enfin un socle légal clair et sans ambiguïté qui permet de se séparer du papier ! L’intérêt global pour l’entreprise aujourd’hui n’est pas seulement lié au gain de place de la conservation des documents physiques dans un centre de stockage d’archive. Ce nouveau règlement ouvre de nouvelles perspectives immédiates de dématérialisation des documents physiques et de leur conservation dans l’espace numérique. Il permet la mise en place de processus dématérialisés de bout en bout, associant un contexte de preuve autour de l’objet archivé essentiel à sa conservation, mais demeure également intéres- sant d’un point de vue décisionnel dans le cadre des processus métiers (quelle personne a pris telle ou telle décision sur ce document numérique, ….).

La certification PSDC oui, dans certains cas

Le besoin de valeur probante est lié à la notion de risque de l’entreprise. Dans l’inventaire du fonds documentaire de l’entreprise, il est important de savoir quels documents devront un jour être restitués pour des litiges, contrôles, audits, … cette notion de risque est bien souvent empirique.

Dans un monde entièrement numérique, le besoin ne se limite pas à certains types de documents faciles à identifier (factures, courriers entrants, procès verbaux de Conseil d’Administration, etc.), mais porte sur des processus entiers ou des fonctions transversales (entrée en relation avec un nouveau client, comptabilité, ressources humaines, etc.). Est-ce que cela justifie pour autant un processus d’adaptation, de certification et de suivi ? Pas nécessairement : il convient de le vérifier au cas par cas.

Le tiers archiveur comme support au métier

La question fondamentale à se poser par rapport à cette nouvelle règlementation est de savoir si la conservation et l’archivage de documents numériques font partie intégrante du métier de l’entreprise (par exemple d’une banque). Ensuite, il peut être intéressant de recourir au savoir-faire d’un tiers.

Grâce à la mutualisation des coûts associés aux contrôles d’audit, de certification, de mise en conformité, etc.., les tiers archiveurs se voient aujourd’hui propulsés au rang d’acteurs majeurs dans la conservation pérenne du patrimoine informationnel des entreprises sur le moyen et le long terme.
Le principe général selon lequel « nul ne peut se constituer de preuve à soi- même » est à garder à l’esprit. Un tiers archiveur est-il dès lors incontournable ? Non. Ils apportent par contre une alternative crédible mettant en place des processus de contrôles, des bonnes pratiques et surtout une indépendance. Mais d’un point de vue règlementaire, ils ne constituent pas une obligation incontournable.

L’offre de service portée par Fujitsu

Fort d’une expertise de plus de 15 ans dans le domaine de l’Electronic Content Management (ECM), Fujitsu a développé une chaîne de valeurs complète. Elle est composée de services pouvant être prestés isolément ou de bout-en-bout. Depuis l’étude d’opportunité de mise en œuvre d’une certification PSDC-D ou PSDC-C, en passant par la mise en place de chaînes de production complètes en matière de dématérialisation et de systèmes d’archivages électroniques, tout en connectant les applications métiers existantes à ces systèmes.

La pierre angulaire de l’offre, commune à Fujitsu et Victor Buck Services (Groupe POST), est constituée par la plateforme docSphereTM. Cette offre “clé en main” s’adresse aux entreprises désireuses de digitaliser leurs processus métiers au travers de deux approches :

• une plateforme 100% SaaS (Software- as-a-Service)
• une plateforme ‘Private Cloud’, instal- lée dans l’entreprise

En photo: Cédric Jadoul, Application Services Portfolio Manager chez Fujitsu Luxembourg