Lone Star Funds Luxembourg réconcilie Business et IT

Un meilleur alignement entre Business et ICT est de plus […]

June 3, 2010

Un meilleur alignement entre Business et ICT est de plus en plus réclamé par les entreprises désirant augmenter leurs performances et réduire leurs coûts opérationnels. BeAligned a l’ambition de réconcilier ces deux composantes. Lone Star Capital Invest Luxembourg, a été séduite par l’approche

Vincent Martin, IT Manager de
Lone Star Capital Invest Luxembourg

Établie récemment au Luxembourg, BeAligned est une entreprise de consultance indépendante qui se concentre sur l’alignement ICT et métier. Lone Star Funds, un de ses premiers clients à Luxembourg, lui a confié une mission d’étude en matière de Compliance et de Risk Management. Rapidité et simplicité ont été pour BeAligned des facteurs de succès. “ Rendre les processus moins compliqués permet d’accroître l’efficacité d’une entreprise, explique Steven Van Hooste, Country Manager Luxembourg pour BeAligned. Les rendre plus directs, va avoir un effet positif sur sa productivité”.


Différents chalenges au niveau IT


Lone Star Funds, une entreprise de fonds d’investissement, propose son expertise en Europe, à Bruxelles, Luxembourg, Dublin et Londres, mais aussi au Japon et aux Etats Unis. Présente depuis 1993 au Grand-Duché, elle a confié à BeAligned une mission d’accompagnement sur les besoins en compliance. “ En tant que société internationale, une de nos difficultés principales est d’allier dimension globale et encrage local. On a en aussi eu quelques problèmes liés à la croissance de notre outillage et au manque
d’adéquation de nos différents systèmes ”, explique Vincent Martin, IT Manager chez Lone Star. La compagnie voulait également mettre de l’ordre dans ses différentes procédures et vérifier sa conformité aux différents cadres juridiques et normes légales présentes sur le territoire. “Une certification comme ISO/ IEC 27001 nous apporte de la valeur ajoutée et nous fournit un cadre de référence”, ajoute-t-il.

Afin de mieux cibler les besoins de Lone Star, Steven Van Hooste, responsable du projet, a interviewé six managers de la compagnie pour cerner leurs manières de travailler et détecter ainsi les manquements potentiels. “ Ils avaient tous une vision différente de l’information et de la gestion des données, ça été très stimulant de rassembler toutes ces informations. Le but était aussi d’identifier l’écart entre la situation idéale et la situation réelle pour rédiger une première liste de priorités. On a utilisé pour cela une approche plus qualitative pour ensuite adapter notre méthodologie”, explique-t-il. “Un autre but recherché était de recréer la conscience des procédures auprès des employés et de leur rappeler leur utilité”, continue-t-il. Pour ce faire, trois grands ensembles de KPI ont été examinés chez Lone Star afin d‘avoir une vue globale de l’entreprise : les domaines du
business, de la législation et des standards implémentés.

Plusieurs étapes -clés
BeAligned a déconstruit sa mission de 22 jours seulement en plusieurs étapes pour mieux canaliser ses actions. “Une première étape a été de séparer information et ICT
pour mieux définir les risques respectifs.

Ensuite, on a fait un scan du marché pour déterminer le type de régulation en vigueur sur le territoire et produire une liste la plus exhaustive possible des lois applicables”, précise Steven Van Hooste. Lois européennes et locales, dont une des plus importantes est la loi luxembourgeoise sur la protection des données, ont ainsi été analysées pour étudier la conformité de Lone Star. Le cycle de vie des données a également été étudié du début à la fin.

Do’s and Dont’s

En matière de compliance, BeAligned conseille plusieurs techniques pour qu’une procédure soit efficace. “ Pour mettre en place une politique de manière durable, il faut définir sa finalité (visibilité, conscience, support de décision…) et les différents domaines qu’elle doit couvrir pour que les actions puissent être bien structurées. Dans un deuxième temps, il faut décider de sa nature : obligatoire, code de conduite etc. Ensuite, il est nécessaire de créer un cadre de référence avec des définitions, des explications et des sanctions, explique Steven Van Hooste. Il est également indispensable d’avoir le soutien du Management et de bien communiquer autour de la procédure pour obtenir la participation active et le support des employés. Enfin, déterminer des KPI précis permet de mesurer les améliorations obtenues de manière continue ”, termine-t-il.
“Une policy ne peut pas exister de manière isolée, il faut qu’elle soit intégrée dans le
management. Définir une roadmap de l’IT pour les années à venir permet aussi d’avoir
une vision plus globale”, ajoute Bruno D’Hulster, un des membres fondateurs de BeAligned
Belgique. Parler le langage des employés, éviter de mélanger technique et business et
impliquer le CIO, sont autant de facteurs de succès potentiels. “ Grâce à ce projet, on a
gagné en connaissance sur notre IT et son fonctionnement quotidien, on a vraiment vécu
un changement de mentalité”, a conclu Vincent Martin.
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