Pour se préparer plus efficacement pour l’avenir, Lombard International Assurance a sélectionné la solution logicielle de Profidata afin de remplacer un patchwork de solutions de comptabilité et de gestion de fonds d’investissement.

Fournisseur paneuropéen d’assurances vie à capital variable offrant des solutions de planification patrimoniale aux personnes fortunées, Lombard est le précurseur du concept de privatbancassurance. Ce principe utilise l’assurance vie comme outil de planification financière en liaison avec une vaste gamme de produits d’investissements en fonds de placement.

Au fil de sa croissance et particulièrement lors de la dernière décennie, Lombard s’est doté de diverses solutions technologiques pour la gestion et la comptabilité des fonds d’investissement. Afin de réduire significativement la complexité de l’ensemble de logiciels et d’interfaces, Lombard s’est mis en quête d’une nouvelle solution, plus intégrée, plus flexible, plus simple et plus conviviale.

L’alchimie ne se produisait plus

« Il y a quelques années déjà, nous avions fait le constat que nous nous appuyions sur une architecture logicielle compliquée, construite en fonction des besoins et des impératifs de l’époque, revient Eric Lippert, IT Director de Lombard. Au final, nous disposions d’une quinzaine de solutions distinctes – de packages acquis ou de développements spécifiques réalisés –, exposant plus de 170 interfaces… Même si cette configuration et chacun des éléments fonctionnaient bien, cela entraînait des coûts de maintenance conséquents. » De plus, cette complexité créait de facto de nouvelles sources de risques et une stabilité de la plateforme difficile à organiser. « L’alchimie ne se produisait plus », affirme Eric Lippert.

« Deux événements majeurs nous ont poussés à revoir notre architecture logicielle, dit Bernard Denis, Director, Head of Fund Accounting de Lombard International Assurance. D’une part, nous sommes en train de définir un nouveau modèle opérationnel pour Lombard. Dans notre département, d’une organisation exclusivement centrée sur la comptabilité de fonds, nous nous tournons vers une comptabilité en miroir nous permettant d’également consolider les positions de nos actifs dans les banques. D’autre part, il est plus que probable que de nouvelles règles ou méthodes de calculs (que ce soit sur les reportings légaux, dans les diverses taxations nationales…) seront effectives dans les prochaines années… Nous avons donc besoin d’un système informatique plus flexible qui puisse nous accompagner dans cette nouvelle approche. »

« Faire table rase d’un ensemble applicatif est un choix encore plus délicat. In fine, tout ce parc en place nous donnait satisfaction. Mais sa complexité et sa lourdeur empêchaient toute sérénité. Nous avons acquis à cette cause le business qui a porté ce projet. Nous allons gagner en souplesse et limiter nos risques opérationnels. Nous passons de 176 flux d’interfaces distincts à 35 seulement. Cinq fois moins ! Nous gagnerons en productivité et réduirons aussi la manipulation des données et dès lors réduirons les risques d’erreurs d’encodages multiples. Nous pourrons aussi mettre en place une automatisation plus efficace avec des liens avec nos banques dépositaires et à travers l’infrastructure Swift. Et enfin, les clients de Lombard gagneront également avec un reporting qui sera plus souple et qui permettra une communication améliorée envers eux. »

Eric Lippert, IT Director de Lombard.

XENTIS en tête

Fort de ce constat, Lombard décide d’entamer une phase d’agrément conduite par le business de la compagnie. Sous l’impulsion du business et de l’IT, une réflexion est engagée afin d’évaluer différentes solutions du marché. En mars 2011, un cabinet externe préconise une présélection de quatre éditeurs de progiciels à la suite d’un RFI étendu.

Au regard de ces éléments, XENTIS, la suite modulaire de Profidata dédiée à couvrir l’intégralité du cycle des investissements, sort en tête quant à l’adéquation fonctionnelle requise par Lombard. Dans une deuxième étape, c’est au travers de Proof-of-Concept élaborés, sur base de use-case définis par le business, que la prédilection pour XENTIS s’affirme pour Lombard. Finalement, c’est au travers de workshops impliquant Fund Managers, Fund Accountants et Business Analysts, que la décision se forge. « Nous voulions respecter au plus juste le choix des utilisateurs, explique Eric Lippert. À l’IT, notre rôle est de faire en sorte que la technologie en elle-même ne soit pas un facteur bloquant pour le souhait de l’utilisateur. Rapidement, les utilisateurs ont été séduits par l’ergonomie ; la facilité d’utilisation ainsi que la convivialité de la plateforme XENTIS. »

Au terme du processus d’évaluation, les équipes de Lombard mettent en place un projet de design de la solution. Il s’agit dans cette phase de déterminer comment les processus métiers pourront s’orchestrer avec les besoins exprimés. En mai 2012, Lombard arrête définitivement son choix : c’est XENTIS qui sera le moteur logiciel pour performer toute la chaîne de fonctionnalités nécessaires à l’administration de fonds : comptabilité, calculs de NAV, dealing, compliance, opérations sur titres, signalétique titres, réconciliation,…

Harmonisation logicielle et organisationnelle

« En choisissant XENTIS, nous pouvons aussi harmoniser notre organisation business, précise Bernard Denis. En effet, l’ensemble d’applications précédent nécessitait d’avoir des personnes hautement spécialisées dans chacun des programmes et d’organiser tout le handover pour quasiment chacune de ces briques. Avec XENTIS, nous n’aurons plus besoin de spécialiser nos équipes et elles seront donc plus performantes grâce à l’homogénéisation offerte par l’utilisation d’un seul outil. »

« Avec XENTIS, nous voulons aussi gagner en efficacité, confirme Eric Lippert. Avec ce Tout-en-Un, nous allons pouvoir harmoniser nos expériences et les processus de Lombard. La plateforme est en outre dotée de belles capacités d’intégration en utilisant des technologies orientées services. Nous pourrons plus aisément intégrer la gestion des polices d’assurances, des solutions de respect de la conformité, etc. L’outil dispose aussi d’une très grande flexibilité grâce à la paramétrisation du logiciel. Nous pourrons générer ainsi le reporting réglementaire nécessaire ainsi que le reporting spécifique du Commissariat aux Assurances. » Il est également à noter que lors de la deuxième phase du projet, le module Solvency II sera  également implémenté.

Implémentation en route

Désormais, c’est la phase d’implémentation de XENTIS qui a débuté en juin 2012 chez Lombard et qui emmènera les équipes jusqu’à juin 2013. Il s’agit de configurer et d’interfacer le logiciel avec les autres applicatifs et services de données, de migrer les données existantes et d’organiser le change management ainsi que la formation des utilisateurs. Après la clôture comptable de juin 2013, XENTIS sera alors pleinement au cœur de l’activité de Lombard.

« La force de XENTIS tient au fait que la solution est grandement paramétrisable sur base de règles métier. Cela nous permettra d’être quasi-autonomes, du côté business, et d’adapter le logiciel en fonction de nos besoins, sans avoir à entreprendre de grands projets de développement informatiques et sans solliciter le service provider du logiciel. »

Avec précaution, Lombard envisage une transition sereine, notamment en affinant au mieux au préalable le design de la solution avec les équipes de Profidata et de consultants externes. « Les entreprises actives dans l’assurance vie ont des challenges et exigences spécifiques par rapport aux gestionnaires de fonds traditionnels, explique Andreas Funk, Regional Director de Profidata Services. Elles disposent par exemple d’une grande variété d’interfaces et doivent pouvoir traiter un nombre important de fonds et classes de fonds. » Avec une première référence acquise auprès de Crédit Suisse Life & Pensions, Profidata gagne des galons dans ce secteur spécifique.

« Pour réussir un tel projet, il faut savoir compter sur les bonnes personnes et les meilleurs spécialistes au sein de notre organisation, revient Bernard Denis. Nous avons mis sur pied une équipe dédiée à ce projet et noté la volonté très forte de Profidata d’aller de l’avant dans le secteur de l’Assurance-Vie. Dès lors, nous avançons en toute confiance… »

« En accueillant Lombard comme client, Profidata confirme sa position dans le secteur de l’assurance vie. Nous avons su démontrer auprès du leader de privatbancassurance que XENTIS est la solution adéquate pour couvrir l’ensemble des besoins d’un large catalogue de services à la carte. Un autre élément important mis en avant est la propension à travailler suivant la méthodologie du ‘Train the Trainer’ afin de garantir à nos clients une large autonomie qui leur confèrent une indépendance par rapport à notre entreprise et donc une flexibilité accrue quant à la gestion des priorités des différents projets futurs. Lombard a bien saisi cette opportunité en garantissant un sponsoring fort de la part du business et en libérant les profils ad hoc afin de prendre l’outil en main. Avec XENTIS, Lombard est assuré d’avoir acquis une solution pérenne et évolutive lui permettant de s’adapter dans des laps de temps très courts aux besoins de ses clients ainsi qu’aux différentes régulations et donc de conserver sa place de leader dans son secteur … »

Andréa Brevi, Regional Director de Profidata Services