Les moteurs d’IA de SAP analysent les fichiers PDF et les e-mails en quelques secondes et mettent à jour les données dans le système central SAP Cloud ERP Private. Cette solution, qui intègre également des applications SAP Fiori, réduit les tâches manuelles de lecture et de saisie et aide Lemvigh-Müller à améliorer l’efficacité de sa chaîne d’approvisionnement.

Lemvigh-Müller est un grossiste danois fondé il y a 180 ans, spécialisé dans les matériaux de construction industriels, les produits techniques et l’acier. L’entreprise est présente à l’international et collabore avec des fournisseurs et des clients sur différents marchés européens.

Pour Lemvigh-Müller, l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement revêt une importance capitale. En raison de ses faibles marges, l’entreprise doit maintenir ses coûts au niveau le plus bas possible tout en livrant ses produits aux clients le plus rapidement possible.

« Notre entreprise fonctionne avec de faibles marges et nous dépendons d’une chaîne d’approvisionnement très efficace », explique Frederik Aakerlund, directeur informatique de Lemvigh-Müller. « Nous devons réduire les coûts partout où cela est possible et veiller à ce que nos clients reçoivent nos produits le plus rapidement possible. »

Important afflux de commandes

Une partie des partenaires commerciaux échange des documents commerciaux directement via l’EDI (Electronic Data Interchange). Cela ne s’applique toutefois pas à tous les partenaires. De ce fait, Lemvigh-Müller reçoit encore un flux important de commandes, de bons de livraison et de factures au format PDF ou par e-mail. Jusqu’à récemment, ces documents devaient être lus et traités manuellement.

Compte tenu du volume de documents, cette tâche prenait de plus en plus de temps. De plus, les données pouvaient ainsi être saisies trop tard dans le système ou les anomalies n’étaient détectées qu’ultérieurement.

« Aujourd’hui, nous recevons tellement de fichiers PDF et d’e-mails que nous n’avons pas le temps de les lire », explique M. Aakerlund. « En réalité, nous ne mettons pas notre système à jour assez rapidement et nous ne signalons pas assez vite les écarts par rapport à ce à quoi nous nous attendons. »

SAP AI lit automatiquement les documents

Lemvigh-Müller a donc développé une application d’IA pour les documents des partenaires commerciaux qui ne peuvent pas être échangés via EDI. Les moteurs d’IA SAP lisent automatiquement les fichiers entrants et traitent les informations dans le système.

La solution combine la plateforme SAP Business AI, divers composants d’IA et des applications SAP Fiori. Ceux-ci sont intégrés à SAP Cloud ERP Private, le système SAP central que Lemvigh-Müller a mis en place deux ans plus tôt.

« C’est précisément là que l’IA nous aide », explique M. Aakerlund. « Elle lit dix documents de vingt pages en quelques secondes, met à jour notre système, et tout cela sans aucune intervention humaine. »

Cela modifie également les méthodes de travail quotidiennes des collaborateurs. Ils n’ont plus besoin de passer en revue une à une de grandes quantités d’e-mails et de documents. À la place, ils voient dans un tableau de bord les dossiers qui requièrent réellement leur attention.

« Nos utilisateurs ne lisent plus une multitude d’e-mails, mais travaillent simplement dans un tableau de bord où ils trouvent les dossiers sur lesquels ils doivent se pencher », explique M. Aakerlund. « Dans une petite partie de notre entreprise, nous mettons déjà en pratique le concept d’Autonomous Enterprise. »

Du cas d’utilisation à une approche réutilisable

La première application ne s’est pas limitée à un seul type de document. Lemvigh-Müller a transformé cette solution en un modèle applicable à divers documents commerciaux, notamment les bons de commande, les bons de livraison et les factures. Lorsque les documents ne sont pas reçus sous forme numérique via l’EDI, la même approche peut être utilisée pour les extraire et les traiter automatiquement. C’est ainsi qu’un cas d’utilisation relativement modeste de l’IA a donné naissance à une base technique pouvant également être déployée pour d’autres processus métier.

Le développement de la première version a nécessité environ 200 heures, réparties sur dix semaines. Selon M. Aakerlund, c’est précisément cette échelle réduite qui montre comment les organisations peuvent se lancer dans l’IA : il faut d’abord rechercher les points concrets où des inefficacités apparaissent et où l’automatisation peut faire immédiatement la différence.

« Un bon conseil serait d’identifier les points d’inefficacité au sein de votre entreprise et d’y appliquer l’IA, plutôt que de se lancer d’emblée dans un projet très, très ambitieux », explique-t-il. Cette approche s’est ensuite révélée applicable à plus grande échelle. « Il s’est avéré qu’il s’agissait d’une architecture réutilisable, avec des modèles réutilisables pour de nombreux autres processus métier. »

Lien de vidéo: https://www.youtube.com/watch?v=mZk3ZnTzA5Q&t=4s