Ce jeudi 15 décembre, l’Association des Professionnels de la Société de l’Information a donné une conférence sur l’archivage légal visant à informer la communauté IT des nouvelles dispositions légales et opportunités en la matière.

La soirée s’est articulée autour de différentes thématiques à savoir :

• Contexte réglementaire et normatif – Xavier Lisoir, PWC

Pour ses 25 ans, le cadre juridique en matière d’archivage électronique va prochainement bénéficier d’un toilettage en profondeur. Conscientes des limites et des incertitudes liées aux textes actuels, les autorités vont offrir au pays une base légale qui lui ouvrira les portes des transactions intégralement dématérialisées. En effet, plus que le « simple » archivage électronique, les textes à venir vont permettre de dématérialiser et de repenser l’ensemble de la chaine de valeur. D’un point de vue pratique, le futur texte ne se contentera pas de lever les derniers obstacles juridiques mais il intronisera surtout un nouvel acteur, le PSDC (Prestataire de services de dématérialisation et de conservation) qui sera un maillon essentiel de la chaine de confiance numérique. En garantissant l’intégrité et l’authenticité de l’information à deux moments clé du cycle de vie (la dématérialisation et la conservation), le PSDC permettra aux candidats à la dématérialisation de s’abstraire d’une grande partie de la complexité technologique associée à ce genre d’opération. Il restera à ces candidats à initier ou, selon les cas, renforcer la formalisation de leur politique de gestion de l’information et à mettre en œuvre le cadre de gouvernance et les pratiques correspondantes.

• Avantages et désavantages de la dématérialisation, les dix erreurs à éviter – Vincent Kolaczynski, CK

Première phase du processus d’archivage, la dématérialisation a pour but de restituer une copie exacte mais aussi d’extraire l’information présente sur le document. La firme Charles Kieffer sa, acteur depuis plus de 65 ans dans le domaine de la bureautique et son Responsable Solutions et Scanning, Vincent Kolaczynski, nous livrent leurs conseils avisés pour dresser la liste des bonnes pratiques et erreurs à éviter :
– Conseils à la préparation et au choix de la technique de séparation des documents.
– Choix du matériel adapté selon les besoins.
– Configuration optimale des outils de contrôle de la qualité.
– Sensibilisation aux enjeux et méthodes d’encodage.

Aperçu des différentes possibilités de distribution des documents ainsi que les données importantes qui y sont associées. Envisageable au sein de l’entreprise ou par le biais d’un prestataire de service, la dématérialisation permet de traiter l’archive historique mais aussi l’ensemble des flux papiers (courrier entrant et sortant comme les factures, bons de livraison etc.).

La gestion des flux courriers et documents physiques en format numérique constitue un levier de performance économique, numériser permet un meilleur partage du savoir faire et diminue le risque d’avoir un processus dépendant d’une seule personne, les méthodes s’en trouvent repensées : simplification, optimisation, gain de temps, meilleur partage de l’information… Les managers ont ainsi une vision très claire de la nouvelle organisation et de ses axes de progression.

• Gestion électronique des documents ou archivage ? – Cédric Jadoul, Fujitsu

GED et archivage sont des notions régulièrement confondues. Les outils de GED permettent de stocker, diffuser, partager, visualiser et classer des documents. Ces documents peuvent évoluer au fil du temps. Ceci ne les protège donc pas contre des modifications éventuelles. L’archivage est en quelque sorte une démarche de qualité qui assure l’authenticité, la traçabilité et la disponibilité de l’information au sein de l’entreprise. L’entreprise doit pouvoir classifier son information et la gérer de la manière la plus efficace possible tout en assurant le suivi et ce tout au long de son cycle de vie. La mise en place d’une politique d’archivage est complexe et a un coût certain. Il faut d’abord analyser les procédures de travail, les besoins business mais également l’environnement de l’entreprise dans son contexte en tenant compte de ses contraintes et de son cadre règlementaire. GED ou Archivage ? Tout dépend du besoin. Dans la plupart des cas, la GED seule peut suffire à supporter la majorité des besoins. Dans d’autres cas, la mise en place d’une politique d’archivage rigoureuse devra être prévue.

• Moyens de stockage et garantie de pérennité, alternatives de plateformes – Alain Letecheur, Telindus

Faire de l’archivage électronique de données sur un media pérenne, l’idée en soi est excellente.
Cependant, notre récent passé nous montre que si les média existent toujours, dans de nombreux cas la technologie nous permettant de les lire ne fonctionne plus ou tout simplement n’existe plus !
Aujourd’hui, la tendance technologique amène les entreprises à stocker leurs archives sur des systèmes à disques durs haute capacité. La garantie de la non modification de celles-ci est gérée au sein même de l’infrastructure de Stockage.
Quel devrait le format des fichiers électroniques pour garantir sa lecture dans le futur ?
Le format « PDF/A » semble se positionner comme étant la référence en termes d’archivage. Selon la norme ISO 19005-1, le PDF/A est un dérivé du PDF qui fournit un mécanisme représentant les documents électroniques d’une façon qui conserve leur aspect visuel à long terme, peu importe les outils et systèmes utilisés pour la création, le stockage ou le rendu des fichiers.
Reste encore à déterminer le meilleur endroit où devront être installées les infrastructures d’archivage. La salle informatique de l’entreprise ? Ou bien un Datacenter identifié ? Ou pourquoi pas le Cloud ?
Sur base des considérations ci-dessus, nous constatons que le rôle du PSDC est primordial. Ce Professionnel des Services de Dématérialisation et de Conservation devra offrir un contrat garantissant la pérennité, la disponibilité, l’accessibilité mais également le transfert vers un autre PSDC sans risque que la donnée soit modifiée et donc pas conforme à l’original.