Aujourd’hui, les volumes d’informations que doivent gérer les collaborateurs ont explosé. Comment peuvent-ils faire face à cette surabondance d’informations ? En débranchant leur téléphone portable ? En boycottant leur messagerie vocale ? En jetant leur PDA par la fenêtre ?

Depuis plus de 30 ans, les spécialistes Xerox dans le domaine des sciences sociales étudient la façon dont les collaborateurs communiquent, s’organisent et d’une façon plus générale travaillent au quotidien. En fait, ils ont été les pionniers de l’ethnographie en étudiant les habitudes des travailleurs dans leur vie quotidienne.

Inspirés par l’étude « Future of Work », voici neuf conseils pour aider les collaborateurs à gagner du temps et à gérer la surcharge d’informations:

§ Souffler. Cela semble simple, mais peu de personnes prennent le temps de le faire. Il est essentiel que les collaborateurs s’octroient des pauses dans leur journée de travail. Les études montrent que faire une petite pause en s’éloignant du bureau ou en s’assoupissant quelques minutes, permet d’accroître la productivité.

§ Optimiser son emploi du temps. Les collaborateurs doivent essayer de tenir toutes leurs réunions certains jours, afin de réserver les autres journées au traitement de l’information. Il est plus facile de se concentrer sur des tâches quand on n’a pas de réunion en vue.

§ Sauvegarder les données. Il vaut mieux cependant avoir trop d’informations que pas du tout ! Il faut dès lors disposer d’une solution de sauvegarde régulière.

§ Désencombrer le bureau. Classez, empilez ou jetez les papiers dès réception. Numérisez et archivez électroniquement les documents importants plutôt que de les classer physiquement afin de réduire l’encombrement du bureau. Sur l’ordinateur, détruisez les dossiers non utiles et utilisez un moteur de recherche pour retrouver les informations dont vous avez besoin.

§ Agir immédiatement. Souvent, on perd du temps en revenant plusieurs fois sur le traitement d’une même information. Il est préférable de le faire d’une traite dès qu’on la reçoit, puis de la classer dans un dossier, voir de la supprimer.

§ Oublier les offres gratuites. Les e-mails inutiles et les offres non sollicitées ont quand même un prix. Il vaut mieux préférer la qualité à la quantité. Gérez vos factures et comptes en ligne, et inscrivez-vous sur des listes vous prévenant des appels et publicités non sollicités.

§ Utiliser les outils disponibles. Utilisez le téléphone pour avoir les bonnes informations au bon moment. Par exemple, il n’est pas nécessaire de perdre son temps en imprimant des cartes si vous pouvez les consulter via le téléphone. Les téléphones disposant de fonctions de localisation peuvent donner les informations voulues en fonction de l’endroit où vous êtes.

§ Limiter la consommation de flux RSS. Il est préférable de passer par un agrégateur qui vous aidera à consulter toutes les informations au même endroit.

§ Gérer la mobilité. Utilisez un portable avec une fonction e-mail pour rendre les heures passées loin du bureau plus productives. En lisant les e-mails tout au long la journée, vous pouvez plus facilement anticiper les tâches futures et effectuer les petits travaux au moment où ils se présentent, au lieu de devoir trier et traiter plus tard une masse d’e-mails en une seule fois.

« La gestion de la surcharge d’informations est un enjeu crucial pour la plupart des entreprises du monde entier. C’est déjà le cas aujourd’hui mais ce le sera aussi demain et dans cinq ans », a déclaré Jenny Perotti, ethnographe au Xerox Innovation Group. « Nos découvertes aideront les collaborateurs à tirer un meilleur parti des outils dont ils disposent aujourd’hui et à planifier des stratégies et des méthodes en vue de collaborer et gérer les informations plus efficacement demain. »

Les découvertes des ethnographes de Xerox sont utilisées pour aider les clients à comprendre leurs futurs collaborateurs. Elles ont aussi un impact sur la conception des produits et services de Xerox qui doivent rendre le collaborateur de demain plus efficace.

Après avoir lancé l’ère du « partage » il y a 70 ans avec le premier photocopieur, Xerox aide aujourd’hui les clients à gérer les flux d’informations. Xerox a également développé des innovations visant à faciliter le passage entre les contenus numériques et des supports papier, et à réduire le flux d’informations pour les rendre à nouveau pertinentes. Pour en savoir plus sur la surcharge d’informations: http://www.infooverload.com.

Un podcast sur l’étude ‘Future of work’ est disponible à l’adresse suivante (Jenny Perotti, chercheur au Xerox Innovation Group, partage sa vision de l’étude ‘Future of Work’ et met en lumière les observations des ethnographes et des scientifiques qui étudient la façon dont les collaborateurs communiquent, s’organisent et d’une façon plus générale, se comportent au quotidien) : http://a400.g.akamai.net/7/400/14595/v0001/xeroxwebcast.download.akamai.com/14595/podcast/pr/Xerox_Future_of_Work.mp3