Cloos SA réalise un investissement de 100000€ pour sa GED

La société Cloos S.A., spécialiste des matériaux de construction pour […]

September 29, 2011

La société Cloos S.A., spécialiste des matériaux de construction pour les travaux publics, investit 100 000 euros pour se doter d’un nouveau système de gestion électronique de documents (GED). Elle a choisi le logiciel ELO et les solutions techniques proposées par la société informatique Tech IT PSF S.A..

Tous les jours, la société Cloos S.A. émet quelque 10 000 documents, qu’il s’agisse des bordereaux de pesage des centaines de camions passant quotidiennement par l’entreprise, des fiches de contact avec ses clients et ses fournisseurs ou du suivi de la facturation, sans oublier les notes administratives internes. La gestion de ces documents nécessite beaucoup de rigueur pour qu’ils puissent être retrouvés facilement.

Aujourd’hui, la société Cloos S.A. franchit une nouvelle étape en se dotant d’un système de gestion électronique de documents qui se traduira par une dématérialisation de tous les documents papier en circulation. Cette petite révolution lui permet non seulement de ne plus avoir à accroître ses linéaires de stockage de classeurs de plusieurs dizaines de mètres tous les ans, mais aussi de pouvoir accéder quasi instantanément aux informations recherchées, en quelques clics de souris, sans avoir à se déplacer.

La société Cloos S.A. a choisi la solution technique proposée par la société de services informatiques Tech IT PSF S.A., spécialisée dans le stockage et la gestion de données informatiques. La mise en œuvre du nouveau système de gestion électronique de documents représente un investissement de 100 000 euros.

Concrètement, tous les documents en circulation chez Cloos S.A. seront désormais numérisés, c’est-à-dire convertis en fichiers informatiques. Ils seront non seulement scannés, mais aussi traités avec un logiciel de reconnaissance de caractère (OCR) pour que les données contenues dans les documents soient facilement utilisables. Leur indexation permettra de les retrouver facilement sans avoir à quitter son poste de travail.

Fiabilité, réactivité, sécurité

La nouvelle gestion électronique de documents permet un suivi plus minutieux des dossiers et d’ « accélérer les processus de décisions », explique Jean Goebel, conseiller de direction de Cloos S.A. Exemple : Un contrat avec un client ou un fournisseur peut évoluer dans le temps. Des avenants peuvent être conclus sans forcément que toutes les personnes ayant participé à la rédaction du texte initial en soient averties. Résultat : plusieurs versions peuvent circuler dans l’entreprise, sans garantie pour leur possesseur de disposer d’un document à jour.

Avec la gestion électronique de documents, toutes les personnes autorisées à avoir accès au texte d’un contrat pourront voir sa dernière version et savoir s’il a été modifié, quand, par qui et pour quels motifs. C’est la garantie de disposer de la bonne version d’un document et de son historique.

La gestion électronique de documents mise en place par Tech IT PSF S.A. chez Cloos S.A. fiabilise les données en circulation, permettant ainsi une plus grande réactivité de la chaine de décision dans l’entreprise. A l’ère du papier, chacun a vu des dossiers avec des notes autocollantes, qu’il est possible, d’enlever, de remplacer par d’autres… Le traitement des informations numérisées permet de garder une trace de toutes interventions et de toutes les remarques faites. Sa validation est ainsi simplifiée.

Watch video

In the same category